#happyselling :-)
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Mehr als jede vierte Bestellung im Online-Handel, nämlich genau 27 Prozent, wird in Deutschland per Rechnung bezahlt. Für deine Kund:innen ist das natürlich praktisch, für dich als Händler:in bedeutet Rechnungserstellung dagegen jede Menge Arbeit.
Ist es dein Wunsch, mit deinem Business zu skalieren, lässt sich das so nur schwer gestalten. Statt also jede einzelne Rechnung manuell zu schreiben und online zu versenden, kannst du dank Software den Prozess automatisieren und damit endlich weniger stressigen Papierkram produzieren. Billbee übernimmt für dich die Rechnungserstellung, automatisiert sämtliche Vorgänge und spart dir so nicht nur viel Zeit, sondern auch reichlich Nerven.
Mit automatischer Rechnungserstellung generiert eine Software oder ein automatisiertes System deine Rechnungen anhand der von dir zur Verfügung gestellten Daten. Da das Ganze automatisiert abläuft, sparst du dir den Stress jede Rechnung per Hand anzufertigen und kannst gleichzeitig deutlich effizienter und genauer arbeiten. So geht Rechnung erstellen online in effizient.
Das bisschen Rechnung schreibt sich von allein? Ganz im Gegenteil: Die Rechnungserstellung im Online-Handel ist nicht nur wahnsinnig zeitintensiv, sondern kann dich bei Fehlern auch richtig Geld kosten, denn:
Wenn du auch nur 100 Rechnungen am Tag erstellst und pro Rechnung gerade einmal 5 Minuten benötigst, dann sind das 500 Minuten oder mehr als 8 Stunden. Oder umgekehrt: Um je 100 Rechnungen zu erstellen und online zu versenden, müsstest du jemanden einstellen, der nichts Anderes tut, als selbige zu schreiben.
Mit automatischer Rechnungserstellung sparst du Zeit, da manuelle Eingaben und Überprüfungen wegfallen.
Rechnungen bestehen großteils aus Daten und Zahlen – und genau da passieren bekanntlich schnell Vertipper und Dreher. Ein Moment der Unaufmerksamkeit und schon ist die Rechnung ins nächste Jahrtausend datiert oder zehnmal höher, als sie sein sollte.
Bei automatisierter Rechnungserstellung werden solche menschlichen Fehler minimiert und du musst dir um Flüchtigkeitsfehler keine Gedanken mehr machen.
Jede Rechnung muss eine gesetzlich vorgeschriebene Form wahren und ein Mindestmaß an Informationen enthalten. Etwa die fortlaufende Rechnungsnummer, den Umsatzsteuersatz oder den Zeitpunkt der Leistungsausführung. Fehlt eine dieser Informationen, drohen rechtliche Konsequenzen.
Um all diese Probleme musst du dir mit einer automatisierten Rechnungserstellung keine Gedanken mehr machen.
Falls du jetzt denkst, dass ein solches Tool zur automatischen Rechnungsstellung nur etwas für große Unternehmen mit tausenden Kund:innen ist: nope. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) sowie Start-ups sowie Scale-ups profitieren enorm von der Automatisierung, denn:
Wie viel Zeit das Schreiben von Rechnungen frisst, haben wir dir schon vorgerechnet – und dabei besteht in kleinen Unternehmen eigentlich Handlungsbedarf an allen anderen Ecken: Als Solounternehmer:in (oder mit einem kleinen Team) kümmerst du dich um Versand, Kundenservice, Marketing, Akquise und unendlich viele andere Dinge.
Jede Sekunde, die du mit dem Abtippen von Stammdaten verbringst, kostet dich Chancen und Umsatz. Und mal ganz ehrlich: Wenn dir der Kopf raucht, weil du drei Stunden lang Rechnungen geschrieben hast, kommst du garantiert nicht mehr auf die grandiose Marketingidee.
KMU können unmöglich eine Fachabteilung für alle Geschäftsbereiche eröffnen. Dafür reicht der Umsatz zunächst einfach nicht. Alles erledigen, was an Arbeit anfällt – wenn möglich nach ihren Kenntnissen und Fähigkeiten.
Natürlich ersetzt dir die automatisierte Rechnungserstellung keine:n kompetente:n Buchhalter:in. Aber die Gründlichkeit und Gewissenhaftigkeit der Mitarbeiter:innnen aus der Buchhaltung wird durch eine automatische Rechnungserstellung ausgeglichen.
Mehr Zeit fürs Kerngeschäft, mehr Expertise an Bord – allein das würde reichen, um deinen Shop auf die Überholspur zu bringen. Allerdings leistet Billbee noch mehr für dich:
Denn wenn dein Rechnungsversand fehlerlos funktioniert, wissen das auch deine Kund:innen zu schätzen. Niemand erhält Rechnungen gerne zu früh, zu spät oder gar fehlerhaft. Passt dagegen alles, zahlen die Menschen zuverlässig und empfehlen dich aufgrund der positiven Erfahrungen gerne weiter. Das Wachstum folgt direkt im Anschluss
Also: Eine automatisierte Rechnungserstellung lohnt sich bereits ab deiner allerersten Bestellung.
Rechnungen automatisch mit Billbee zu erstellen läuft exakt so ab, wie du es dir wünscht: online, super einfach, vollkommen logisch und komplett an deine Vorstellungen anpassbar. Nämlich so:
https://youtu.be/r1wWhzwElhc
Wann, für wen und wie eine automatische Rechnungserstellung abläuft, dafür sind in Billbee Automatisierungsregeln verantwortlich, wie sie auch von Programmierer:innen verwendet werden. Aber keine Bange, du musst kein IT-Profi sein, um mit Billbee loszulegen.
Alle Einstellungen erfolgen über ein Point-and-Click-Interface, mit dem du auch komplexe Bedingungen easy umsetzen kannst. Du möchtest eine Rechnung 12 Stunden nach dem Moment erstellen, an dem sich der Status einer Bestellung auf versendet geändert hat? Eine solche Regel hast du in wenigen Minuten geschrieben. Alle benötigten Daten zieht sich Billbee selbstständig aus den Bestellinformationen deines Shops.
Natürlich sehen Rechnungen, die du mit Billbee schreibst, nicht aus wie eine Billbee-Rechnung, sondern wie die deines Unternehmens. Denn gerade bei Zahlungsaufforderungen ist der Wiedererkennungseffekt wichtig: Kund:innen möchten sichergehen, dass eine Rechnung wirklich von dir stammt.
Deshalb erlaubt dir der Editor, viele Details deiner Rechnung anzupassen: wirklich jedes Detail deiner Rechnung anzupassen: Farben, Schriftarten, Position und Größe deines Logos … Wenn du bereits ein eigenes Briefpapier in deinem Corporate Design besitzt, kannst du es in Form eines PDFs auch einfach als Hintergrund importieren.
Mit den von dir erstellten Rechnungen musst du sorgsam umgehen. Schließlich handelt es sich bei ihnen um Rechtsdokumente, die nicht nur eine Zahlungsaufforderung dokumentieren, sondern auch vom Finanzamt eingefordert werden.
Deshalb legt Billbee alle erstellten Rechnungen auf Wunsch in einem sicheren Cloudspeicher ab. So hast du alle Informationen sauber an einem zentralen Ort sortiert. Nichts geht verloren, kein Dateiname tanzt aus der Reihe und du kannst immer und überall darauf zugreifen.
Natürlich ist das automatische Erstellen der Rechnung nur die halbe Miete. Deine Kund:innen müssen die Zahlungsaufforderung schließlich erhalten. Aber auch diesen Job kann Billbee dir abnehmen.
Der automatische Rechnungsversand erfolgt nach ähnlichen Regeln wie die Rechnungserstellung. Das heißt, du bist vollkommen frei, wann und wie die Übermittlung per E-Mail erfolgt. Platzhalter erlauben dir dabei umfassende Personalisierungsmöglichkeiten: Name, Anschrift oder die Rechnungsnummer werden automatisch eingesetzt.
Auch, wenn du als Multichannel-Händler:in tätig bist, unterschiedliche Versanddienstleister nutzt oder für dein Fulfillment mit externen Dienstleistern kooperierst, hilft Billbee dir dabei, den Überblick zu behalten.
Über 120 vordefinierte Schnittstellen erlauben es dir, jede nur denkbare Software in die Rechnungserstellung zu integrieren: Von unterschiedlichen Shopsystemen und Marktplätzen über Zahlungsanbieter bis hin zur Buchhaltung läuft alles über eine zentrale Schaltstelle.
Bei allen Möglichkeiten der Automatisierung wollen wir eines nicht unerwähnt lassen: Die Zügel gibst du nie aus der Hand und kannst zu jedem beliebigen Zeitpunkt weiterhin manuell deine Rechnungen erstellen.
An ausgewählte Kund:innen, zu vordefinierten Zeiträumen oder für einzelne Warengruppen – die Regeln bestimmst immer du. Wenn du deinen Lieblingskund:innen ein persönliches Dankeschön mit in die Rechnung schreiben möchtest, ist das kein Problem.
Überzeugt? Dann kannst du Billbee für 30 Tage testen. Kostenlos und unverbindlich. Schließlich ist das beste Bild immer das, was du dir selbst machst.
...und jeden Monat kommen Hunderte dazu! Du auch?
