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Im E-Commerce ist es mittlerweile üblich, elektronische Rechnungen auszustellen. Vielleicht betreibst du einen Online-Shop und versendest deine Rechnungen ausschließlich per E-Mail an deine Kund:innen? Dann solltest du einige Vorgaben beachten, denn das Thema Rechnungen sorgt immer wieder für Unsicherheiten. In diesem Beitrag erfährst du, ob und wann eine Rechnung an Privatperson Pflicht ist.
Diese Frage hast du dir vermutlich auch schon gestellt: Wer ist eigentlich verpflichtet, eine Rechnung zu schreiben?
Umsatzsteuerlich bist du nur dann zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet, wenn dein Kunde oder deine Kundin selbst Unternehmer:in oder eine juristische Person (GmbH, AG, Verein etc.) ist. Handelt es sich hingegen um eine Privatperson, besteht grundsätzlich keine Pflicht zur Rechnungsstellung. Eine Ausnahme bilden jedoch Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, wie beispielsweise Vermietung, Verpachtung oder Bauleistungen – in solchen Fällen ist eine Rechnung an Privatperson Pflicht, selbst wenn dein Kunde oder deine Kundin eine Privatperson ist.
Beispiel 1 im Online-Shop: Verkauf von Büroartikeln:
Du betreibst einen Online-Shop für Büroartikel. Max Mustermann bestellt für sein Ladengeschäft mehrere Regalsysteme bei dir. In diesem Fall erwartet Herr Mustermann als Unternehmer eine ordnungsgemäße Rechnung von dir.
Beispiel 2 im Online-Shop: Verkauf von antiquarischen Büchern:
Du bist Inhaber:in eines Online-Shops für antiquarische Bücher. Maria Musterfrau bestellt bei dir ein altes Kochbuch aus dem 19. Jahrhundert. Hier kannst du die Einnahme durch den Verkauf an Frau Musterfrau einfach als Erlös erfassen, ohne dass eine Rechnung an Privatperson Pflicht ist.
Tipp: Bevor deine Kundin oder dein Kunde im Online-Bestellprozess den Kaufvorgang abschließt, solltest du erfragen, ob es sich um eine Privatperson oder um eine:n Unternehmer:in handelt und ob eine Rechnung benötigt wird.
Nachdem geklärt ist, wer wann eine Rechnung schreiben muss, stellt sich die Frage nach dem „Wie“: Muss eine Rechnung zwingend in Papierform ausgestellt werden?
Noch vor einigen Jahren war dieses Thema umstritten. Mittlerweile herrscht rechtliche Klarheit: Nach nationalem Recht können Rechnungen sowohl auf Papier als auch auf elektronischem Wege übermittelt werden, beispielsweise per E-Mail, als PDF-Datei, Textdatei oder Web-Download. Dabei müssen deine Kund:innen einer elektronischen Rechnung nicht aktiv zustimmen; es genügt, wenn sie diesen Rechnungsstellungsvorgang stillschweigend akzeptieren.
Für dich als E-Commerce-Unternehmer:in ist dies von Vorteil, da dein gesamter Bestellprozess elektronisch abläuft.Elektronische Rechnungen sparen nicht nur Papier-, Druck- und Portokosten, sondern auch Zeit, da der Gang zur Post oder zum nächsten Briefkasten entfällt.
Wie bereits erwähnt, werden Papierrechnungen und elektronische Rechnungen seit 2013 gleich behandelt.Papierrechnungen müssen nicht signiert werden, daher berechtigen auch elektronische Rechnungen ohne Signatur zum Vorsteuerabzug.
Bei Papierrechnungen kann eine Signatur sogar negative Auswirkungen haben. Stell dir vor, ein Kunde oder eine Kundin ergänzt über deiner Signatur den Satz „Betrag dankend erhalten“, ohne tatsächlich bezahlt zu haben. Da deine Unterschrift auf der Rechnung steht, obliegt es nun theoretisch dir, zu beweisen, dass die Zahlung nicht erfolgt ist.
Bei elektronischen Rechnungen gilt wie bei Papierrechnungen auch die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Darüber hinaus müssen spezielle Richtlinien zur Archivierung elektronischer Rechnungen beachtet werden.
Was bedeutet das konkret? Eingehende Rechnungen müssen immer in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden. Eine Papierrechnung muss also als Papierrechnung abgelegt werden. Wird eine Rechnung elektronisch übermittelt, muss sie elektronisch archiviert werden – z. B. als E-Mail ggf. mit Anhängen in Bildformaten wie PDF.
Beispiel: PDF-Rechnung für die Überarbeitung deines Online-Shops: Du beauftragst die Webdesign-Agentur WebX mit der Überarbeitung deines Online-Shops. Nach erfolgreicher Ausführung des Auftrags sendet dir WebX eine elektronische Rechnung in Form einer E-Mail mit beigefügter Rechnungs-PDF.
Da das Ursprungsformat deiner Rechnung also die E-Mail samt PDF ist, solltest du sie in diesem Format auch aufbewahren = archivieren. Der Papierausdruck dieser Rechnung ist nicht nur unnötig, sondern als Beleg auch unzulässig.
Trotz des digitalen Zeitalters bieten die meisten E-Commerce-Betreiber:innen physikalische Produkte zum Verkauf an und liefern diese an ihre Kund:innen aus. Im E-Commerce begegnet die Frage nach der Notwendigkeit eines Lieferscheins daher besonders häufig.
Für die Erstellung von Lieferscheinen gibt es – anders als beim Schreiben einer Rechnung – keine gesetzlichen Vorgaben. Das heißt: Du kannst deinen Warenlieferungen einen Lieferschein beilegen, musst aber nicht. Für den oder die Empfänger:in deiner Ware hat es aber einen Vorteil: Der Wareneingang kann über den Lieferschein direkt im jeweiligen Warenwirtschaftssystem erfasst werden.
Wichtig: Ein Lieferschein kann niemals eine Rechnung ersetzen. Eine Rechnung musst du immer zusätzlich schreiben!
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Wenn du dir lieber eine Vorlage ansehen möchtest und dich über die korrekten inhaltlichen Angaben einer Rechnung informieren willst, schau' dir unseren Artikel "Wie du deine Rechnungen als Online-Händler:in richtig schreibst." und welche Pflichtangaben auf Rechnungen notwendig sind an.
Titelbild von Mikhail Nilov auf Pexels
