Automatisierte WaWi im E-Commerce: Ein Muss für jeden Online-Shop

Die Warenwirtschaft ist ein zentraler Bestandteil jeder erfolgreichen Unternehmensführung und gehört zum Alltag von Online-Händler:innen. Mit einer optimierten Warenwirtschaft lassen sich Lagerbestände verwalten, Bestellungen abwickeln und Lieferketten effizient steuern.

Doch wie kannst du als Unternehmer:in sicherstellen, dass deine Warenwirtschaft wirklich optimal ist? Eine Lösung bietet die automatisierte Warenwirtschaft. In diesem Artikel erfährst du, was genau eine automatisierte Warenwirtschaft ist, warum sie für Unternehmen so wichtig ist und welche Vorteile sie bietet. Außerdem geben wir dir Tipps, wie du eine automatisierte Warenwirtschaft in deinem Unternehmen einführen kannst.

Was ist eine automatisierte Warenwirtschaft?

Bevor wir uns mit den Vorteilen einer automatisierten Warenwirtschaft beschäftigen, ist es wichtig zu verstehen, was genau darunter zu verstehen ist. Eine Warenwirtschaft (kurz WaWi) ist ein System oder eine Software zur Verwaltung von Warenbeständen und Warenflüssen in einem Unternehmen. Es dient der Organisation und Optimierung der Lagerhaltung, der Bestellvorgänge, der Warenauslieferung sowie der Rechnungsstellung.

Klassischerweise werden Warenwirtschaftssysteme im Online-Handel eingesetzt. Wenn du ein Produkt in deinem Online-Shop verkaufst, musst du dafür sorgen, dass die bestellten Produkte ausreichend vorrätig sind und die Bestellungen schnell und fehlerfrei bearbeitet werden. Eine Warenwirtschaftssoftware unterstützt dich dabei. Ebenso bei der Verwaltung und Überwachung des Warenbestands sowie bei der Organisation von Bestell-, Versand- und Rechnungsprozessen. Eine gute Warenwirtschaftssoftware ist daher für viele Unternehmen, insbesondere im E-Commerce, unverzichtbar.

Eine automatisierte Warenwirtschaft ist ein solches System, das in der Lage ist, die Vorgänge des Bestellprozesses automatisiert abzubilden. Das bedeutet, dass viele manuelle Prozesse, die früher von Mitarbeiter:innen manuell durchgeführt werden mussten, nun automatisch ablaufen. Meist wird dafür eine spezielle Software verwendet, welche die einzelnen Prozesse miteinander verknüpft und automatisch steuert. Durch die Automatisierung dieser Prozesse kannst du Zeit sparen, Kosten senken und Fehler minimieren.

Vorteile einer automatisierten WaWi

Eine automatisierte Warenwirtschaft kann dich in vielerlei Hinsicht unterstützen und bringt daher einige Vorteile mit sich:

• Effizienzsteigerung durch Automatisierung: Manuelle Prozesse werden reduziert oder sogar eliminiert. Das spart nicht nur Zeit, sondern verringert auch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern. Durch die Automatisierung können Aufgaben schneller erledigt und somit Lieferzeiten verkürzt werden. Das steigert nicht nur die Kundenzufriedenheit, sondern auch die Effizienz des gesamten Unternehmens.
• Kostenersparnis durch Fehlervermeidung: Die Automatisierung durch ein Warenwirtschaftssystem minimiert das Risiko von Fehlern, die durch manuelle Eingriffe entstehen können. Voraussetzung dafür ist, dass das Warenwirtschaftssystem richtig konfiguriert ist. Durch Fehlervermeidung können Kosten eingespart werden, beispielsweise durch die Vermeidung von Überbeständen oder Fehlmengen.
• Echtzeitdaten zur Prozessoptimierung: Eine automatisierte Warenwirtschaft liefert dir Echtzeitdaten, die du zur Optimierung deiner Prozesse nutzen kannst. Durch die genaue Erfassung von Bestandsdaten und Bestellvorgängen kannst du Engpässe frühzeitig erkennen und entsprechend handeln.
• Höhere Kundenzufriedenheit: Mit einer automatisierten Warenwirtschaft kannst du schneller und effizienter auf Kundenwünsche reagieren. Beispielsweise können Bestellungen schneller bearbeitet und Lieferzeiten verkürzt werden, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit führt. Auch Fehlbestellungen werden minimiert, was letztlich zu einer höheren Kundenzufriedenheit führen kann.

Die Vorteile einer automatisierten Warenwirtschaft überwiegen. Dennoch dürfen die Nachteile nicht außer Acht gelassen werden. Nachteile können die hohen Kosten, die Komplexität der Technik oder auch die eingeschränkte Flexibilität durch die Prozesse der Software sein. Umso wichtiger ist es, diese Nachteile bei der Auswahl eines Warenwirtschaftssystems im Auge zu behalten.

So implementierst du erfolgreich ein automatisiertes Warenwirtschaftssystem in deinem E-Commerce-Unternehmen

Die Einführung des neuen Systems muss sorgfältig geplant und vorbereitet werden. Dazu gehören unter anderem die Schulung deiner Mitarbeiter:innen, die Einführung neuer Prozesse und die Anpassung der Arbeitsabläufe in deinem Unternehmen. Für die Implementierung solltest du dir bewusst Zeit nehmen und sie nicht neben dem Tagesgeschäft erledigen. Nur so kannst du sicherstellen, dass die Einführung eines neuen Tools ein Erfolg wird.

Bei der Einführung einer automatisierten Warenwirtschaft kann eine gute Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Dienstleister oder Berater:innen hilfreich sein. So können mögliche Probleme frühzeitig erkannt und gelöst werden und das System kann optimal auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt werden. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn selbst keine personellen oder zeitlichen Ressourcen für die Einführung eines solchen Systems zur Verfügung stehen.

Bevor du jedoch über die Einführung einer Software nachdenkst, solltest du dich zunächst für einen Tool-Anbieter entscheiden. Dabei ist es wichtig, die verschiedenen Warenwirtschaftssysteme zu vergleichen, um das für dich und dein Unternehmen passende System zu finden. Bei der Auswahl können dir unter anderem folgende Kriterien helfen:

• Skalierbarkeit und Flexibilität: Das System sollte sich an die Bedürfnisse deines Unternehmens anpassen lassen und auch bei wachsenden Anforderungen noch effizient arbeiten.
• Integrationen: Eine nahtlose Integration des Warenwirtschaftssystems mit anderen von dir genutzten Systemen wie deinem Online-Shop oder dem Buchhaltungssystem ist wichtig, um die Arbeitsabläufe zu optimieren.
• Automatisierung: Ein automatisiertes Warenwirtschaftssystem zeichnet sich durch einen hohen Automatisierungsgrad der Prozesse aus. Es sollte daher möglich sein, manuelle Arbeitsschritte zu minimieren und Prozesse zu automatisieren.
• User Experience: Eine benutzerfreundliche Oberfläche und eine intuitive Bedienbarkeit des Systems sind wichtig, um die Einarbeitung zu erleichtern und den Schulungsaufwand zu minimieren. Auch die Konfiguration sollte möglichst einfach und intuitiv sein, um Anpassungen der Software im laufenden Betrieb problemlos durchführen zu können.
• Sicherheit: Eine hohe Datensicherheit und Datenschutz sind wichtige Aspekte bei der Einführung eines Warenwirtschaftssystems, um die Daten deiner Kund:innen und deines Unternehmens zu schützen. Schließlich arbeitest du mit personenbezogenen Daten, die entsprechend gesetzlich geschützt werden müssen.

Billbee ist beispielsweise eine automatisierte Warenwirtschaft, die speziell für Online-Händler:innen entwickelt wurde. Das System automatisiert eine Vielzahl von Geschäftsprozessen und bietet eine nahtlose Integration mit Online-Marktplätzen wie Amazon, eBay oder Etsy sowie mit verschiedenen Shopsystemen wie WooCommerce, Shopify und Shopware.

Mit Billbee kannst du unter anderem Bestellungen automatisch importieren, Rechnungen (und andere Auftragsdokumente) erstellen und Versandetiketten drucken. Viele dieser Prozesse können dank flexibler Automatisierungsregeln automatisiert werden, um das System optimal zu nutzen und Zeit zu sparen.

Billbee bietet auch eine automatische Bestandsführung und Lagerverwaltung. Das bedeutet, dass z. B. bei einer Bestellung über einen Marktplatz der neue Lagerbestand deiner Produkte an deinen Online-Shop übermittelt wird. So kannst du effektiv Überverkäufe vermeiden und die Kundenzufriedenheit hochhalten. In einer 30-tägigen Testphase kannst du Billbee ausgiebig, kostenlos und ohne Verpflichtungen testen - probiere es direkt aus.

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Titelbild von Firmbee.com auf Unsplash,

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