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Als Online-Händler:in musst du dich stets an neue Gegebenheiten anpassen und sehr flexibel sein. Doch mit allen gesetzlichen Änderungen Schritt zu halten, gleichzeitig deinen Online-Shop und dein Unternehmen weiterzuentwickeln, deinen Kunden und Kundinnen ein bestmögliches Einkaufserlebnis zu bieten und alle Bestellungen schnell und pünktlich abzuwickeln, ist an sich schon ein zeitaufwändiges Unterfangen. Wer hat dann noch Zeit, sich um das Schreiben, Sortieren, Versenden und Verbuchen von Rechnungen zu kümmern?
Niemand. Und genau hier setzt das automatisierte Rechnungsmanagement an. Funktionen der Automatisierung sind eine einfache Lösung, um wiederkehrende und fehleranfällige Aufgaben ohne manuelle Schritte zu erledigen, sodass du die gewonnene Zeit für die Weiterentwicklung deines Unternehmens nutzen kannst. Und eine der einfachsten Lösungen ist es, das Schreiben deiner Rechnungen (und noch viel mehr) zu automatisieren und sie bestmöglich für deine Buchhaltung vorzubereiten.
Erfahre in diesem Beitrag, welche Vorteile dir es bietet, digitale Rechnungen einfach zu automatisieren und wie dein gesamtes Rechnungsmanagement für deinen Online-Shop bis hin zur Buchhaltung noch heute in vier einfachen Stufen automatisiert werden kann, um wiederkehrende Aufgaben auf ein Minimum zu reduzieren.
Die Vorteile der Automatisierung im E-Commerce sind vielfältig, insbesondere wenn es um automatisierte Rechnungen geht. Durch optimal aufeinander abgestimmte Automatisierungen kannst du deine Workflows reibungslos ablaufen lassen, ohne selbst eingreifen zu müssen. Aber warum solltest du in deinem E-Commerce-Unternehmen auf Automatisierung setzen? Wir haben drei der wichtigsten Vorteile für dich zusammengefasst:
Das automatisierte Erstellen und Versenden von Rechnungen ist für viele Händler:innen der erste Schritt in der automatisierten Auftragsabwicklung. Denn die dazugehörigen Automatisierungen sind nicht nur sehr einfach, sondern können auch perfekt an deine Anforderungen angepasst werden, um wiederkehrende Aufgaben zu reduzieren. Vier Stufen umfasst das Automatisieren von Rechnungen – je mehr Stufen du in der Automatisierung gehst, desto mehr Zeit sparst du!
Eine Herausforderung für Online-Händler:innen, die auf verschiedenen Kanälen verkaufen, ist die Verwaltung der Bestellungen. Häufig fehlt eine zentrale Lösung, um Bestellungen effizient abzuwickeln. Bei der Bearbeitung einer Bestellung sind verschiedene Schritte erforderlich, darunter die Kommunikation mit den Kunden und Kundinnen, die Erstellung von Auftragsdokumenten und die Generierung von Versandetiketten, noch bevor die Bestellung physisch verpackt wird. Die Kommunikation kann über verschiedene E-Mail-Programme erfolgen, Auftragsdokumente können in Textverarbeitungsprogrammen erstellt werden, und für die Generierung von Versandlabels muss auf die Plattform des Versanddienstleisters gewechselt werden. Eine wesentlich effizientere Lösung besteht darin, all diese Prozesse und mehr in einer einzigen Software zu verwalten.
Eine solche Softwarelösung ist Billbee. Das cloudbasierte Tool bietet über 120 Schnittstellen zu Versanddienstleistern, Marktplätzen, Shopsystemen, Payment-Anbietern, Fulfillment-Diensten, Buchhaltungssystemen und weiteren Integrationen. Mit Billbee kannst du deine Auftragsabwicklung, Automatisierung und Artikelverwaltung vereinheitlichen und vereinfachen. Ebenso kann Billbee dich bei der Automatisierung und dem Schreiben deiner Rechnungen unterstützen. Du hast alle relevanten Informationen und Tools an einem Ort, was Zeit spart und Fehler minimiert. So kannst du dich auf das Wachstum deines Unternehmens konzentrieren, anstatt Zeit mit manuellen und zeitraubenden Prozessen zu verschwenden
Bindest du deinen Online-Shop und deine Marktplätze, sowie alle weiteren relevanten Schnittstellen an deinen Billbee-Account an, kannst du deine Bestellungen in nur einem Tool abwickeln, statt regelmäßig zwischen den verschiedenen Plattformen hin und her zu springen. Damit kannst du dir Zeit und Mühe sparen.
Du kannst Billbee 30 Tage kostenfrei testen - probiere es jetzt direkt aus und erstelle deine ersten digitalen Rechnungen ganz automatisch und einfach!
Sobald du alle deine Verkaufsplattformen mit Billbee verbunden hast, steht der automatisierten Erstellung und der Versand deiner Rechnungen an deine Kund:innen nichts mehr im Wege!
Mit Billbee kannst du das mit nur zwei einfachen Automatisierungsregeln erreichen. Die Automatisierungen sind eine der vielen Funktionen, die dir deinen Alltag vereinfachen. Mit der ersten Automatisierungsregel kannst du automatisch digitale Rechnungen für deine Kund:innen erstellen. Durch die Verwendung verschiedener Rechnungslayouts kannst du das Design deiner Rechnungen an deine individuellen Bedürfnisse anpassen. Auch wenn deine Kund:innen aus dem Ausland bestellen und die Rechnungen automatisiert in einer anderen Sprache benötigen, kannst du die Erstellung der Rechnungen in dieser Sprache problemlos automatisieren. Warum du deine Rechnungen (und andere Auftragsdokumente) mehrsprachig anbieten solltest, erfährst du in unserem Blogbeitrag.
Sobald die Rechnung erstellt ist, muss sie nur noch per E-Mail an deine Kunden und Kundinnen verschickt werden. Das musst du natürlich nicht manuell machen, sondern kannst den E-Mail Rechnungsversand auch automatisiert ablaufen lassen. So musst du keine E-Mails mehr manuell schreiben. In Billbee kannst du sogenannte "E-Mail Vorlagen" mit Platzhaltern erstellen. Diese E-Mail Vorlagen sind die E-Mail-Texte, die an deine Kund:innen gesendet werden, nachdem die Rechnung versendet wird. Die Platzhalter ersetzen einzelne Informationen, die in den E-Mails enthalten sein sollen. So kannst du z. B. einen Platzhalter für die personalisierte Anrede in der E-Mail verwenden oder die Rechnungsnummer und die Bestellnummer in die E-Mails aufnehmen. Das macht die Ansprache deiner Kund:innen noch persönlicher. Dabei kannst du auch verschiedene Platzhalter einfach mal testen, indem du den Text für eine Beispielbestellung füllen lässt und an deinen Mailaccount versendest.
Mit dem automatisierten Erstellen und Versenden von Rechnungen an deine Kunden und Kundinnen hast du bereits einen großen Schritt in der Automatisierung getan. Alles, was auf Kundenseite zu tun ist, ist erledigt. Aber als Online-Händler:in weißt du, dass die Arbeit erst jetzt richtig beginnt. Kund:innen geben ihre Bestellungen in deinem Online-Shop oder auf Marktplätzen auf, erhalten diese möglichst zügig und bezahlen die Ware – und damit ist die Bestellung für sie abgeschlossen. Für dich als Online-Händler:in ist der tatsächliche Versand der Bestellung und die Erstellung und das Versenden der Rechnung nur ein kleiner Teil in der Auftragsabwicklung. Doch auch alle weiteren Schritte, die darauf folgen, können von dir automatisiert werden.
Auch digitale Rechnungen unterliegen einer Archivierungspflicht für Belege, die aktuell 10 Jahre beträgt. Die Pflicht ergibt sich aus den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Damit du dieser Pflicht nachkommst, kannst du digitale Rechnungen, die du versendest, automatisch archivieren lassen. Denn jede verschickte Rechnung und jeden Beleg einzeln abzuspeichern und zu sortieren, klingt nicht nur mühselig, sondern ist es auch.
Nachdem du deine Rechnung erstellt und versendet hast, bietet dir Billbee zum Beispiel die Möglichkeit, die Rechnung (und auch andere Auftragsdokumente bzw. Belege) automatisch in einen Cloudspeicher hochzuladen. Die Sortierung nach Kriterien wie z. B. Monat erfolgt automatisch und auch die Dateinamen werden automatisch vergeben. Damit gehören die Zeiten der manuellen Archivierung der Vergangenheit an, denn die Rechnungsarchivierung erfolgt vollautomatisch.
Auf diese Weise hast du deine Dokumente jederzeit übersichtlich und griffbereit, falls ein:e Kund:in, dein Steuerbüro oder das Finanzamt eine bestimmte Rechnung oder weitere Informationen benötigt.
Deine Rechnungen sind erstellt, versendet und abgespeichert - die ersten Schritte sind also getan! Die Weiterverarbeitung der Belege kann jetzt auf zwei unterschiedliche Weisen gestaltet werden. Entweder arbeitest du mit einem Steuerbüro zusammen oder du übermittelst deine Daten an eine Buchhaltungssoftware, in welcher du deine Buchhaltung selber verarbeiten kannst. E-Commerce Unternehmen haben spezielle Bedürfnisse, weshalb du darauf achten solltest, dass dein gewähltes Steuerbüro auf den E-Commerce spezialisiert ist und auch deine gewählte Buchhaltungssoftware die Bedürfnisse von E-Commerce Unternehmen abdecken kann.
Wenn du ein Tool wie Billbee verwendest, profitierst du von einem großen Vorteil: anstatt mühsam alle Daten aus deinem Online-Shop und von den Marktplätzen zu exportieren und in das richtige Format zu bringen, hast du in Billbee bereits alle diese Informationen über Rechnungen, weiteren Belege und eingegangene Zahlungen deiner Kunden und Kundinnen hinterlegt. Diese Daten und Belege kannst du automatisiert im gewünschten Format, zum Beispiel DATEV, exportieren und an dein Steuerbüro senden oder du lässt deine Daten automatisiert an dein Buchhaltungssystem übermitteln.
Rechnungen zu automatisieren ist also ganz einfach - vorausgesetzt du setzt das richtige Tool ein! Teste Billbee daher 30 Tage vollkommen kostenfrei, ohne Kompromisse und mit vollem Funktionsumfang. Bringe dein Unternehmen mit Billbee auf das nächste Level!
Titelbild von Foto von Tony Schnagl auf Pexels
