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Viele von euch, insbesondere auch Amazon bzw. Fullfillment by Amazon (FBA) Verkäufer:innen, haben den Wunsch, die Rechnung nach einem Kauf automatisch an den oder die Kund:in zu versenden. Genau das ist eine der Stärken von Billbee und lässt sich mit wenig Aufwand schnell & unkompliziert umsetzen. Ein paar Tipps & Tricks dazu und wie du den automatischen Rechnungsversand am sinnvollsten in Billbee aktivierst, erfährst du in diesem Artikel.
UPDATE: Jetzt auch als Video-Tutorial auf YouTube unserer How to Videoreihe.
Grundsätzlich benötigst du hierfür zwei Bereiche in den Billbee Einstellungen: "Benachrichtigungstexte" und "Regeln". Unter "Benachrichtigungstexte" ist automatisch eine entsprechende E-Mail für den Rechnungsversand angelegt, "Rechnung per Email senden". Diese übernimmst du einfach so wie sie ist - oder du feilst noch etwas am Text und nimmst Anpassungen vor. Danach müssen die entsprechenden Regeln eingerichtet werden.
Insgesamt sind zwei Regeln erforderlich:
Eine zum Erzeugen der Rechnung & eine zum Versenden der entsprechenden E-Mail. Hierzu in den Einstellungen unter "Regeln" zunächst eine neue Regel mit den folgenden Optionen erstellen:
Die zweite notwendige Regel ist eigentlich bereits vorhanden und automatisch erstellt worden, "Rechnung manuell per Email senden". Diese kann bearbeitet und/oder umbenannt werden, erfüllt aber genau den Zweck, die entsprechende Textvorlage auszuwählen und mit der Rechnung als PDF Anhang als E-Mail an den oder die Kund:in zu versenden. Sollte die Regel aus irgendeinem Grund nicht vorhanden oder gelöscht worden sein, kann sie mit den folgenden Einstellungen neu angelegt werden:
Wenn diese beiden Regeln angelegt & aktiviert sind, sollten deine Kund:innen bei jeder neu eingelesenen Bestellung automatisch die vorab definierte E-Mail mit der jeweiligen Rechnung im Anhang erhalten.
Noch ein wichtiger Hinweis: Beim direkten Versenden von E-Mails aus Billbee heraus, insbesondere wenn das regelmäßig und automatisch passiert, sollte ein eigener SMTP Server eingestellt und eingerichtet sein. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Antworten auf die versandten E-Mails nicht oder nicht ordnungsgemäß zugestellt werden. Weitere Informationen und ein Tutorial zur Einrichtung findet ihr hier: SMTP Server / Mail Versand.
Erfahre noch mehr zum automatischen Rechungsversand und weiteren Funktion der Auftragsabwicklung, die dir deinen Arbeitsalltag als Online-Händler:in erleichtern. Du möchtest die in diesem Blogbeitrag beschriebene Automatisierung des Rechnungsversands und noch viele weitere Features von Billbee testen? Dann registriere dir jetzt einen kostenfreien, 30 tägigen Testaccount und nimm Billbee in vollem Funktionsumfang unter die Lupe :-)!
