Swantje Hillen
Swantje ist Marketing Leader bei GetMyInvoices.
#happyselling :-)
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Wenn du als Händler:in deine Produkte über unterschiedliche Kanäle verkaufst, musst du zusätzlich zu Eingangsrechnungen und Quittungen auch Ausgangsrechnungen aus mehreren Quellen zusammenzutragen und weiterverarbeiten. Diese Tätigkeiten sind mit großem Aufwand verbunden, wenn du sie manuell erledigst: in jede einzelne Anwendung einloggen, die Rechnung finden, herunterladen und an die Buchhaltung oder das Steuerbüro schicken. Doch das muss nicht sein. Denn es gibt Software wie GetMyInvoices, die Belege aus verschiedenen Quellen automatisch zusammenträgt und den benötigten Anwendungen digital zur Verfügung stellt. Das funktioniert in drei einfachen Schritten.
Du kannst Belege aus sämtlichen Quellen, in denen Rechnungen entstehen oder vorliegen, automatisch an einem Ort speichern lassen. Dazu gehören Marktplätze wie Amazon, eBay, Alibaba und Rakuten, die Rechnungen zur Verfügung stellen, wenn deine Produkte dort verkauft wurden. Des Weiteren kannst du sowohl für Preissuchmaschinen wie idealo.de, billiger.de oder check24.de, wie auch für Werbeplattformen, über die du deinen Online-Shop oder deine Webseite bewirbst, automatisch deine Marketingrechnung herunterladen oder wenn diese per E-Mail eintreffen, sie direkt in deinen Account schicken lassen. Die Rechnungsdaten von Google, Facebook & Co. werden bequem maschinell ausgelesen. Dies gilt ebenso für Portale, in denen deine Lieferanten Rechnungen zur Verfügung stellen, zum Beispiel Telefonrechnungen, Stromrechnungen oder Rechnungen für den Kauf von Büromaterial. Natürlich kannst du auch deine Dokumente aus Billbee heraus auf diese Weise exportieren.
Du musst nur einmal die erforderlichen Daten hinterlegen und immer, wenn eine neue Rechnung vorliegt, gelangt diese dann automatisch in die zentrale Belegverwaltung. Darüber hinaus kannst du dorthin auch Quittungen einfach übertragen, indem du sie per Scan-App digitalisierst. Somit sind sämtliche Belege in einer Cloud verfügbar.
Zentrale Belegverwaltungen von SaaS-Lösungen sind jederzeit online per Webbrowser erreichbar. Dort können die berechtigten Nutzer:innen die Dokumente komfortabel organisieren. Sie haben die Möglichkeit, sie nach Lieferanten, Rechnungsdatum oder sogar nach benutzerdefinierten Tags zu gruppieren. Ob als Ansicht nach Monaten, Kachelansicht mit großem Vorschaubild oder Listenansicht – alle Dokumente lassen sich schnell wiederfinden – und im Falle des Falles auch Betriebsprüfer:innen zur Verfügung stellen.
Zudem können die berechtigten User:innen die automatisch ausgelesenen Rechnungsinformationen wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Betrag überprüfen und gegebenenfalls korrigieren. Bei Fragen zu einem Dokument bieten gute Softwareanwendungen die Option, mit nur einem Mausklick mit Mitarbeiter:innen zu kommunizieren, damit sie die Rechnung einfach und schnell für weitere Bearbeitungsschritte freigeben können. Dazu zählen – je nach Workflow – die Archivierung oder das automatische Weiterleiten in andere Anwendungen.
Leicht lassen sich aus den Anwendungen oft weitere Zielsysteme anschließen. Es muss lediglich einmalig angegeben werden, welche Dokumente wann unter welchen Bedingungen in welche Anwendung übertragen werden sollen. Dazu zählen meist das gewünschte Online-Buchhaltungssystem genauso wie Dokumentenmanagement-Systeme und Lösungen von Steuerbüros, egal, ob diese DATEV, ADDISON oder Stotax verwenden. Dort können die Belege dann direkt weiterverarbeitet werden.
Die Vorteile sind auf allen Ebenen des Rechungsmanagements zu finden. So geht beim Zusammentragen von Belegen kein Exemplar verloren und du findest sämtliche Belege an einem Ort, unabhängig davon, wo du dich befindest: im Büro, zu Hause, auf Geschäftsreise oder im Urlaub. Zudem sparst du Zeit und Nerven. Denn die manuellen Tätigkeiten für die vorbereitende Buchhaltung reduzieren sich auf ein Minimum. Fehlerquellen werden eliminiert und die Durchlaufzeit von Rechnungen verkürzt sich erheblich. Das sind beste Voraussetzung für stets aktuelle Finanzdaten und noch bessere wirtschaftliche Entscheidungen in der Welt des Multichannel-Handels!
