Wie funktioniert digitale Buchhaltung in der Praxis?

Wenn du an Buchhaltung denkst, dann fallen dir wahrscheinlich unzählige staubige Ordner ein und eine Menge an Belegen, die du schon längst sortieren wolltest. Doch wer will seine Zeit schon mit Aktenordnern und dem Sortieren von alten Belegen verbringen? Vielleicht ist die digitale Buchhaltung genau die Lösung für dich!

Was bedeutet digitale Buchhaltung?

Die digitale Buchführung ist natürlich kein neues Phänomen. Ziel der digitalen Buchhaltung ist es, dass dein Team ganz und gar ohne Papierkram auskommt. Jede Rechnung, jeder Beleg und jeder Vertrag sollte in digitaler Form vorweisbar sein. Aber nicht nur die reine Erfassung der Belege ist Teil der digitalen Buchhaltung, sondern auch die digitale Abwicklung von Vorgängen in der Buchhaltung. So verschwinden auch die Berge an Ordnern, die man typischerweise in den Büros der Buchhaltung findet, was uns direkt zu den Vorteilen der digitalen Buchhaltung führt.

Die Vorteile der digitalen Buchführung

Wenn du noch Argumente benötigst, um deine:n Geschäftsführer:in oder vielleicht sogar dich selbst davon zu überzeugen, deine Buchhaltung zu digitalisieren, dann aufgepasst. Wir haben die zentralen Vorteile der digitalen Buchhaltung für dich zusammengefasst:

• Kostenersparnis: Das Top-Argument für die meisten neuen und digitalen Arbeitsabläufe. Sortierst du alle Belege, Rechnungen, Verträge und sonstige Dokumente aus deiner Buchhaltung in Aktenschränken und Ordnern, dann nimmt das Unmengen an Platz weg - nur um einzustauben! Denn aufgrund der Aufbewahrungspflichten in der Buchhaltung musst du diverse Dokumente eine bestimmte Zeit aufbewahren. Typische gesetzliche Aufbewahrungsfristen in der Buchhaltung liegen zwischen 6 und 10 Jahren. Und jetzt stell’ dir vor, wie viele Dokumente in 10 Jahren anfallen - damit lassen sich voraussichtlich viele Regale füllen! Digitalisierst du deine Buchhaltung und deine Belege, dann gelten natürlich die Aufbewahrungsfristen weiterhin für dich, doch in einer Cloud lassen sich Dokumente deutlich platzsparender lagern als in einem Aktenschrank, wodurch du wiederum Lager- und Bürokapazitäten einsparen kannst!
• Nachhaltigkeit: Über Billbee wurden im Jahr 2023 über 75.000.000 Auftragsdokumente von Online-Händler:innen erstellt. Wenn jedes dieser Dokumente ausgedruckt worden wäre, dann würden die ohnehin schon gebeutelten Waldbestände auf dieser Welt noch mehr leiden! So kannst du auch schon in deinem Alltag einen Unterschied für unsere Umwelt machen, indem du auf das Ausdrucken von Dokumenten verzichtest und deine Buchhaltung digital abwickelst!
• Zeitersparnis: Das lästige Suchen nach Dokumenten, wer kennt es nicht? Statt 15 verschiedene Ordner nach einer bestimmten Rechnung zu durchsuchen, nur um dann festzustellen, dass das Dokument nicht korrekt abgelegt ist und noch weitere Ordner durchsucht werden müssen, kannst du bei einer digitalisierten Buchführung bspw. die Rechnungsnummer einfach in das Suchfeld deines genutzten Tools eingeben und schon werden dir die Suchergebnisse angezeigt. Der Vorteil hierbei: auch weitere, mit dem gesuchten Dokument, verknüpfte Dokumente werden direkt angezeigt! Und dass Zeit auch Geld ist, müssen wir dir wahrscheinlich nicht sagen, oder?
  

Die Vorteile der digitalen Buchführung liegen auf der Hand, doch welche Dinge solltest du außerdem nicht außer Acht lassen?

Was solltest du bei der Digitalisierung deiner Buchhaltung beachten?

Jede Umstellung in deinen Abläufen bringt natürlich Hürden mit sich. Wir haben drei Tipps für dich mitgebracht, die du bei der Digitalisierung deiner Buchhaltung beachten solltest.

#1 Hol’ dir Unterstützung von deinem Steuerbüro

Dein Steuerbüro und dein Steuerberater oder deine Steuerberaterin sollte die erste Anlaufstelle für dich sein, sobald es um die Digitalisierung deiner Buchhaltung geht. Sie kennen sich mit allen rechtlichen Anforderungen aus, die eine digitalisierte Buchhaltung mit sich bringt.

Obendrein können sie dir bei der Toolauswahl helfen. Denn nur wenn dein Steuerbüro mit deinen eingesetzten Tools kompatibel ist, ist die Zusammenarbeit auch eine Zeitersparnis für dich. (Tipp: Schau’ doch mal, welche Tools dich bei deiner Buchhaltung unterstützen können und mit Billbee kompatibel sind!)

Dazu kommt auch, dass deine Mitarbeiter:innen in den neuen Prozessen geschult werden müssen, was häufig auch von Steuerberatern und Steuerberaterinnne übernommen werden kann.

#2 Zugriffsrechte für Mitarbeiter:innen

Dass es nicht allen Mitarbeiter:innen möglich sein sollte, alle Dokumente einzusehen, sollte klar sein. So gehören bspw. Lohnabrechnungen oder Arbeitsverträge zu vertraulichen Dokumenten, die nicht in die falschen Hände fallen sollten, denn das könnte unschöne Folgen mit sich bringen. Das Gleiche gilt auch, wenn Mitarbeiter:innen aus deinem Unternehmen ausscheiden, denn dann sollten sie keinen Zugriff mehr auf deine Buchhaltung und deine sensiblen Dokumente mehr haben.

Mache dir daher im Vorfeld darüber Gedanken, auf welche Dokumente alle zugreifen dürfen und auf welche Dokumente vielleicht nur ausgewählte Mitarbeiter:innen. Setzt du ein Tool für die Digitalisierung deiner Buchführung ein, dann kannst du i.d.R. Berechtigungen für einzelne Accounts vergeben. Wenn du eine Ordnerstruktur (z. B. in deiner Cloud) nutzt, dann kannst du den Zugriff von bestimmten Ordnern mit einem Passwort schützen oder die Ordner für bestimmte Mitarbeiter:innen sperren.

#3 Eine Ordnerstruktur, die sich in der digitalen Buchhaltung bewährt hat

Ein Ordnersystem sollte immer drei Anforderungen erfüllen: Übersichtlichkeit, Nachvollziehbarkeit und Auffindbarkeit von Dateien. Ein Ordnersystem, welches alle drei Anforderungen erfüllt, ist das sog. „7-Ordnersystem“.

Bei dem 7-Ordnersystem hat jede Hierarchieebene nur 7 Ordner, wobei diese Ordner wieder 7 Unterordner haben, die auch wiederum 7 Unterordner haben. Einen anderen Grundsatz, den das 7-Ordnersystem verfolgt, ist, dass jeder Ordner mit maximal drei Klicks vom Hauptordner erreichbar sein sollte. So könnten dann deine digitalen Ordner in der Buchhaltung wie in folgendem Screenshot aussehen:

Wenn dich das 7-Ordnersystem interessiert, dann lies’ unseren Blogbeitrag zum Thema "Nie wieder Rechnungen suchen" dazu! Auch wir haben erst im letzten Jahr unser internes Ordnersystem umgestellt und sind begeistert vom 7-Ordnersystem!

Titelbild von RDNE Stock project auf Pexels, weiteres Bild von Nikola Jovanovic on Unsplash