E-Rechnung: Alles, was du als Billbee-Nutzer:in darüber wissen musst
Buchhaltung
E-Rechnung: Alles, was du als Billbee-Nutzer:in darüber wissen musst
Veröffentlicht am
19.11.2024
von
Billbee
In den letzten Jahren hat sich die Rechnungsstellung in Deutschland stetig weiterentwickelt. Mit der Einführung der E-Rechnung wird nun ein weiterer großer Schritt in Richtung Digitalisierung gemacht, der vor allem die Anforderungen an Unternehmen und Online-Händler:innen verändert. Die E-Rechnung soll bis spätestens 2028 flächendeckend eingeführt werden und eine automatische Übermittlung der Umsatzsteuer an das Finanzamt ermöglichen. Dabei geht es nicht mehr nur um eine einfache PDF-Rechnung, sondern um ein Format, das transaktionsbasiert und maschinenlesbar ist, wodurch die Verarbeitung und Auswertung durch Behörden vereinfacht wird.
In unserem Blogbeitrag geben wir dir einen Überblick über die Grundlagen der E-Rechnung, zeigen dir die Voraussetzungen und Pflichten für Unternehmen und klären abschließend, wie die E-Rechnung in Billbee umgesetzt wird. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass dieser Beitrag keine steuerliche Beratung darstellt. Stimme dich daher mit deinem Steuerbüro über die Umsetzung der E-Rechnung ab. Außerdem sind folgende Quellen hilfreich, um die Neuerungen rund um die E-Rechnung zu verstehen:
Die Inhalte wurden von unserem Partner Amainvoice zur Verfügung gestellt. Amainvoice richtet sich speziell an Amazon-Händler:innen, die ihre Buchhaltung und steuerlichen Verpflichtungen effizient und konform abwickeln wollen. Mit automatisierter Rechnungserstellung, vorkontierter Buchhaltung und detaillierter Dokumentation der Abrechnungen zwischen Amazon und Händler:innen bietet Amainvoice umfassende Unterstützung bei der VAT-Compliance. Die Integration mit DATEV erleichtert zudem die Zusammenarbeit mit Steuerbüros.
Was ist eine E-Rechnung und wie unterscheidet sie sich von einer PDF-Rechnung?
Die E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist ein speziell strukturiertes Rechnungsformat, das im Gegensatz zur herkömmlichen PDF-Rechnung eine zusätzliche XML-Datei enthält. Diese XML-Datei ist rein maschinenlesbar und ermöglicht es, die Rechnungsdaten automatisiert auszulesen und weiterzuverarbeiten. Damit ist die E-Rechnung weitaus mehr als eine digitale Kopie einer Papierrechnung.
Wichtige zugelassene Formate sind u.A.die XRechnung und ZUGFeRD. Letzteres kombiniert ein menschenlesbares PDF mit der maschinenlesbaren XML-Datei, was es besonders nutzerfreundlich macht. Diese Formate erfüllen die Anforderungen der europäischen Norm EN16931, die Pflichtfelder und -angaben für die E-Rechnung vorschreibt und sicherstellt, dass die Rechnung den Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes entspricht.
Wann und für wen ist die E-Rechnung verpflichtend?
Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung für innerdeutsche B2B-Geschäfte verpflichtend. Das bedeutet, dass alle Unternehmer:innen, die Geschäfte mit anderen Unternehmen in Deutschland tätigen und Rechnungen über einen Bruttobetrag von 250 € ausstellen, eine E-Rechnung nutzen müssen. Diese Pflicht betrifft jedoch keine Privatkund:innen (B2C), da hier weiterhin alternative Formate wie die PDF-Rechnung verwendet werden können.
Verkaufst du in deinem Online-Shop an andere Unternehmen und der Bruttobetrag der Rechnungen übersteigt 250 €, dann musst du für diese Fälle eine E-Rechnung ausstellen. Bis Ende 2026 gibt es eine Übergangsfrist zur Ausstellung von Rechnungen in anderen Formaten, sofern es zwischen Rechnungsaussteller und Empfänger:in eine entsprechende Regelung gibt (z. B. in den eigenen AGBs)
Wichtig ist, dass die Empfänger:innen der Rechnung ab dem Stichtag in der Lage sein müssen, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Für den Empfang kann vorerst eine einfache E-Mail-Adresse genutzt werden. Auch Amazon Seller Central ist eine Möglichkeit, um E-Rechnungen zu empfangen. Langfristig wird es voraussichtlich notwendig sein, ein validiertes E-Rechnungsprogramm zu nutzen, welches die Rechnungen archiviert und an die Finanzbehörden übermittelt.
Manchmal erkennt man anhand eines Namen bei der Bestellung nicht, ob es sich um B2C oder B2B-Kund:innen handelt. Hierbei ist es empfehlenswert das ZUGFeRD-Format zu verwenden, da dieses neben der XML-Datei auch eine PDF-Datei enthält.
Es gibt einige Ausnahmen zur Verpflichtung zur E-Rechnung, die sich aus den gesetzten Fristen zur Einführung der E-Rechnungen in Deutschland ergeben:
So stellst du eine E-Rechnung korrekt aus
Die E-Rechnung muss bestimmten gesetzlichen Anforderungen entsprechen, um als gültig anerkannt zu werden. Neben den Standardangaben wie Adresse und Steuernummer des Rechnungsausstellers und der Empfänger:innen enthält die Norm EN16931 Angaben zu Pflichtfeldern, die in der XML-Datei enthalten sein müssen. Die Basis bildet die Europäische Richtlinie 2014/55/EU.
Die E-Rechnungspflicht in Deutschland bezieht sich derzeit nur auf inländische B2B-Geschäfte. Unternehmen, die auch international tätig sind, müssen grundsätzlich die Regelungen und Anforderungen zur E-Rechnung in anderen Ländern berücksichtigen. Viele EU-Länder wie Italien und Polen haben bereits entsprechende Regelungen eingeführt. Auf europäischer Ebene wird zudem erwartet, dass das "VAT in the Digital Age" (ViDA)-Paket bis 2030 eine umfassende Einführung der E-Rechnungspflicht für EU-übergreifende Geschäfte vorsieht.
Die Frage der Fragen: Wie wird die E-Rechnung in Billbee umgesetzt?
Billbee unterstützt Unternehmen bei der Umsetzung der neuen gesetzlichen Anforderungen zur E-Rechnung, indem das ZUGFeRD-Format implementiert wird. Dadurch wird es möglich, E-Rechnungen direkt in Billbee zu erstellen, die sowohl eine menschenlesbare PDF als auch eine maschinenlesbare XML-Datei enthalten. Auch wenn bei Billbee von ca. Mitte November bis ca. Mitte Januar eine releasefreie Zeit ansteht, um das Weihnachtsgeschäft möglichst reibungslos laufen zu lassen, werden wir die Implementierung der E-Rechnung gemäß der gesetzlichen Deadline innerhalb von Billbee umsetzen.
Aus Nutzersicht bleibt der Rechnungsprozess voraussichtlich weitestgehend unverändert. Billbee generiert die E-Rechnung im gewünschten Format, und du kannst alle weiteren notwendigen Schritte vornehmen. Auch der Upload zu z. B. Amazon und Kaufland bleibt gleich, da diese weiterhin die PDF-Datei des ZUGFeRD-Formats verarbeiten. Das Gleiche gilt für den Upload in Cloudspeicher. Auch Platzhalter kannst du weiterhin für die PDF-Datei nutzen.
Für die Umstellung auf das E-Rechnungsformat kann einfach das entsprechende Layout in deinen Einstellungen aktiviert werden. Anpassungen im Layout sind jedoch nicht möglich – die E-Rechnung in Billbee orientiert sich am Standardlayout der bisherigen Rechnungen.
Der Export in ein Buchhaltungssystem bleibt vorerst wie bisher bestehen. Die PDF-Datei im ZUGFeRD-Format kann von den Buchhaltungs-Tools verarbeitet werden, da diese gleich bleiben wie die bisher bekannte PDF-Rechnung. Es ist auch möglich, dass verschiedene Buchhaltungssysteme die XML-Daten im Hintergrund auslesen können, dies hängt jedoch von deinem Buchhaltungstool ab. Informiere dich deshalb am besten direkt bei deinem Tool über die Möglichkeiten und die Umsetzung der E-Rechnung auf dessen Seite.
Damit du perfekt vorbereitet bist, wird es, sobald die Umsetzung live ist, einen Hilfeartikel geben, den wir dir hier dann auch verlinken.
FAQs zur Erstellung einer E-Rechnung
Wir haben einige Fragen für dich zusammengefasst, die immer wieder in Bezug auf E-Rechnungen bei uns ankamen.
Frage #1: Was ist eine E-Rechnung und wie unterscheidet sie sich von einer PDF-Rechnung?
Eine E-Rechnung besteht im ZUGFeRD-Format aus einem digital strukturierten Format mit einer XML-Datei für maschinelles Auslesen und einer PDF-Datei, die menschenlesbar ist. Die E-Rechnung wird elektronisch übermittelt und empfangen und kann elektronisch und automatisch verarbeitet werden. Dagegen ist eine PDF-Rechnung rein digital und menschenlesbar und keine E-Rechnung.
Frage #2: Ab wann ist die E-Rechnung verpflichtend?
Die E-Rechnungspflicht gilt ab dem 1. Januar 2025 für innerdeutsche B2B-Rechnungen mit einem Rechnungsbetrag von über 250 €. Es gibt noch Ausnahmen und Übergangsfristen, die wir dir in einer Grafik weiter oben im Artikel aufzeigen.
Frage #3: Kann ich als B2C-Unternehmen weiterhin PDF-Rechnungen nutzen?
Ja, die E-Rechnungspflicht betrifft aktuell nur B2B-Geschäfte. B2C-Rechnungen können weiterhin als PDF-Rechnungen ausgestellt werden. Aber auch B2C-Kund:innen kannst du E-Rechnungen senden, dann idealerweise im ZUGFeRD-Format, da dieses neben der XML-Datei auch eine menschenlesbare PDF enthält. Häufig ist es aus dem Namen von Kund:innen gar nicht ersichtlich, ob es sich um B2B- oder B2C-Kund:innen handelt.
Frage #4: Welche Formate unterstützt Billbee für E-Rechnungen?
Billbee wird das ZUGFeRD-Format unterstützen, das sowohl eine XML-Datei als auch eine PDF enthält. Weitere Formate behalten wir uns für die Zukunft vor.
Frage #5: Kann ich E-Rechnungen direkt aus Billbee an Kunden versenden?
Ja, der Versand der E-Rechnungen erfolgt wie gewohnt über E-Mail oder das Billbee-Kundenportal.
Billbee
Billbee bietet eine umfangreiche, aber einfach zu bedienende Auftragsabwicklung, Artikelverwaltung und Automatisierungslösung für Multichannel-Händler:innen. Im Vordergrund steht dabei die Zeitersparnis und die kanalübergreifende Arbeit in Billbee als einfach einzurichtendes und zu bedienendes cloudbasiertes Tool. Alle relevanten Prozesse aus dem Alltag von Online-Händler:innen können dabei von Billbee bzw. durch die Anbindung von über 100 Schnittstellen zu Partnern aus dem E-Commerce abgebildet werden. Aufgrund der Skalierungsfähigkeit und des Preises ist Billbee für Unternehmen jeglicher Größe attraktiv.
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