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Frisch gegründete Startups betrifft es ebenso sehr wie langjährige Unternehmer:innen und doch widmen sich die meisten nur widerwillig dem Thema Buchhaltung. Es hat das Image des notwendigen Übels und kostet oft wertvolle Zeit, die man besonders in der Gründungsphase lieber in andere Tätigkeiten investieren möchte.
Auch du wirst dir vermutlich rasch die Frage gestellt haben, wie sich diese immer wiederkehrende Aufgabe möglichst effizient bewältigen lässt. Eine Möglichkeit ist das Buchhaltungs-Outsourcing. Dabei lagerst du als Unternehmen einen Teil oder den gesamten Tätigkeitsbereich der Buchhaltung an externe Fachkräfte aus, die dir diesen meist lästigen Arbeitsschritt abnehmen. Doch auch hierbei gibt es einiges zu beachten, das dir dabei hilft zu entscheiden, ob dies eine sinnvolle Option für dein Unternehmen ist.
In diesem Beitrag sehen wir uns an, welche Bedeutung die Auslagerung eines gesamten Geschäftsprozesses für ein Unternehmen bedeutet. Außerdem gehen wir auf die Fragen ein, inwiefern sich die Größe deines Unternehmens auf die Outsourcing-Entscheidung auswirkt, welche Bereiche der Buchhaltung sich generell auslagern lassen und wann eine Aufteilung auf Buchhalter:innen und Steuerberater:innen sinnvoll ist.
Wer als Unternehmer:in mit dem Thema Buchhaltung nichts anfangen kann oder darin lediglich einen Zeitfresser sieht, dem kommt schnell der Gedanke diesen gesamten Geschäftsbereich auszulagern. Genau das versteht man unter Business Process Outsourcing, das durchaus noch weitere Vorteile bieten kann, als nur Ressourcen freizuschaufeln. Die drei größten haben wir kurz zusammengefasst.
Korrektes Arbeiten ist im Bereich der Buchhaltung unerlässlich. Gesetzliche Vorgaben aber auch der eigene Überblick über die finanzielle Situation deines Unternehmens erfordern Sorgfalt und Kenntnisse über die Materie. Spätestens im Falle einer Finanzprüfung kann es eine Erleichterung sein, auf den externen Dienstleister zu verweisen, der hier mit den Prozessen und Anforderungen des Finanzamts bestens vertraut ist. Im Gegensatz zu Buchhalter:innen, haftet die Steuerberatung sogar für Fehler, die aufgrund ihres Berufsstandes nicht hätten passieren dürfen.
Auch das personelle Risiko lässt sich durch die Auslagerung minimieren, da Krankenstände oder Abgänge auf Seiten externer Dienstleister die Fortsetzung der Arbeit nicht wesentlich beeinflussen darf. Immerhin dürfen die Abgabefristen für Lohnzahlungen oder steuerliche Meldungen nicht aufgrund von Personalknappheit verpasst werden.
Gesetzliche Änderungen aber auch Optimierungspotential in der Buchhaltung wie in der Steuererklärung verlangen nicht nur fundiertes Fachwissen, sondern auch laufende Fortbildung. Wer sich als Unternehmer:in selbst dem Thema widmet, muss hierfür zeitliche als auch finanzielle Ressourcen einplanen.
Externe Dienstleister bringen diese inklusive viel Erfahrung oft bereits mit. Sie kennen Abläufe im Falle einer Finanzprüfung, wissen genau welche Unterlagen dafür bereitgestellt werden müssen und können diese auch mit viel Routine rasch interpretieren und etwaige Rückfragen der Prüfer:innen professionell klären.
Besonders Unternehmen, deren Größe weder die Anstellung eigener Buchhalter:innen noch das eigenständige Übernehmen dieser buchhalterischen Tätigkeiten möglich machen, finden in der Auslagerung dieses Geschäftsbereichs eine attraktive Lösung.
Externe Dienstleister verrechnen hier nach der Anzahl der Buchungen, den gebuchten Umsätzen oder auch nach geleisteter Zeit. Ein Abwägen von Kosten und Nutzen kann hier die Entscheidung für oder gegen das Outsourcing erleichtern. Das bringt uns zur Frage, ob sich das Auslagern für alle Unternehmen gleichermaßen eignet.
Auch wenn es auf den ersten Blick so scheint, kann es bei genauerer Betrachtung durchaus auch für KMUs interessant sein, ein oder mehrere Teile der Buchhaltung auszulagern. Unternehmen mit hohen Erträgen haben in der Regel auch einen hohen Aufwand in der Buchhaltung. Damit lässt sich schnell eigenes Personal oder gar eine ganze Abteilung anstellen.
Demgegenüber benötigen speziell kleinere Unternehmen in der Wachstumsphase jede personelle Ressource für ihre Produkte, die Strategie und ihren Vertrieb. Genau dann könnte Buchhaltungs-Outsourcing eine sinnvolle Option sein, um sich auf das Kerngeschäft jenseits der notwendigen Administration konzentrieren zu können.
Eine weitere Alternative besteht darin, lediglich einzelne Teile der Buchhaltung auszulagern. Hierzu kann es durchaus sinnvoll sein, dir einen Überblick darüber zu verschaffen, welche Bereiche sich überhaupt outsourcen lassen und wer zur Durchführung einzelner Aufgaben überhaupt befähigt ist.
Grundsätzlich bestehen mehrere Möglichkeiten der Auslagerung wobei hauptsächlich die Unterscheidung zwischen Steuerberater:in und Bilanzbuchhalter:in wesentlich ist. Nicht nur die unterschiedlichen Befähigungen, sondern auch die Kostenoptimierungen führen häufig dazu, dass beim Outsourcing eine Aufteilung der Tätigkeiten auf diese beiden Berufsgruppen erfolgt. Sehen wir uns also an, wer was darf und wie es aussehen könnte, wenn du deine Buchhaltung auslagerst.
Eine Variante besteht darin, einen Teil der Tätigkeiten aus dem Tagesgeschäft der Buchhaltung an eine:n Buchhalter:in zu übergeben. Diese:r ist gemäß der Ausbildung - egal ob interner oder externer Dienstleister - zu gewissen Tätigkeiten befugt. Dazu zählt etwa die Kontrolle und Buchung laufender Geschäftsfälle aber auch die Durchführung sämtlicher mechanischer Tätigkeiten bei der Führung von Büchern und Aufzeichnungen mit steuerrechtlicher Relevanz. Zur Anmeldung von Lohnsteuer oder Umsatzsteuer sowie Lohnverrechnung sind sie jedoch nicht befugt.
Hierfür musst du auf Bilanzbuchhalter:innen und Steuerberater:innen zurückgreifen. Erstere:r darf die Erfassung von Belegen nach Kontierung und Buchungsanweisung durchführen. Benötigst du allerdings eine Steuerberatung selbst darf diese natürlich nur der oder die Steuerberater:in leisten. Dies gilt ebenfalls für die Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung und Steuererklärungen beim Finanzamt, dem Erstellen von Bilanzen und Jahresabschlüssen oder die doppelte Buchführung.
Die Digitalisierung hat auch hier die Finger im Spiel: Das Thema Buchhaltung lässt sich auch außerhalb deines Unternehmens ohne viel Aufwand erledigen.
Heute ist es nicht unüblich, dass Dienstleister bereits einen Großteil der Buchhaltung online abwickeln. Buchhaltungssoftwares, die online über eigene Zugänge für Steuerberater:innen oder Buchhalter:innen bereitgestellt werden können, vereinfachen die Prozesse zusätzlich.
An wen du als Unternehmer:in deine Buchhaltung auch auslagerst, es gilt: Je besser deine Buchhaltung vorbereitet wurde, desto mehr Zeit und letztlich auch Geld lässt sich bei der Beauftragung externer Dienstleister sparen. Wie du deine Buchhaltung mit ERP-Systemen vorbereiten kannst, haben wir in einem separaten Beitrag für dich zusammengefasst.
Generell kann ein leistungsstarkes Buchhaltungsprogramm viele Aufgaben vereinfachen und deckt darüber hinaus bereits die wesentlichen gesetzlichen Anforderungen an eine korrekte Buchhaltung ab. Fehler können reduziert und damit wiederum Zeit gespart und im Fall der Fälle sogar rechtliche Folgen, aufgrund bspw. fehlerhafter Meldungen an das Finanzamt, vermieden werden.
Diese Frage sollte im Vordergrund stehen, denn häufig unterschätzen vor allem Startups den Aufwand der Buchhaltung, der insbesondere auch mit den rechtlichen Anforderungen einhergeht. Sorgfalt, Aufbau der Expertise und Fortbildung können zu Ressourcen-Fressern für Unternehmen werden, die ihre gesamte Kraft lieber in das Wachstum stecken möchten.
Überwiegen die Vorteile in deinem Fall, solltest du dir noch im Detail ansehen wie viele Ressourcen du dafür laufend aufbringen musst, welche Aufgaben ohne weiteres vom eigenen Personal oder dir selbst übernommen werden können und welche Bereiche du gerne an externe Dienstleister auslagern möchtest. Ein Aufsplitten auf Buchhalter:in und Steuerberater:in nimmt vielleicht mehr Zeit in der Koordination in Anspruch, kann jedoch auch Kosten optimieren.
Die Buchhaltung ist ein unvermeidbarer Teilbereich eines jeden Unternehmens. Du musst für dich entscheiden, ob du deine Ressourcen dafür „opfern“, oder dich lieber langfristig auf dein Kerngeschäft fokussieren möchtest - dann ist Buchhaltungs-Outsourcing dein bester Freund. Eine Anstellung im eigenen Unternehmen könnte für dich die passende Lösung sein, wenn du in der Unternehmensführung hingegen strategisch hohen Wert auf Controlling legst und dein:e Buchhalter:in eine hohe Verfügbarkeit aufweist und in internen Prozessen stark mitwirken soll.
Titelbild von Nataliya Vaitkevich. Weitere Bilder von Monstera und olia danilevich.
