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Tabellen, Zahlen, Graphen und noch mehr Tabellen, Zahlen und Graphen. Controlling und das Berichtswesen gehört meist nicht zu den liebsten Aufgaben von Unternehmer:innen. Doch so ganz ohne diese Aufgabe geht es nun mal leider auch nicht.
Muss das Erstellen von Berichten immer kompliziert sein? Nein! Denn das Thema "Reporting" aus dem Controlling ist nicht nur Großkonzernen vorbehalten. Auch Unternehmer:innen - und damit auch Online-Händler:innen - unabhängig von ihrer Unternehmensgröße, können mit einem gut funktionierenden Berichtswesen ihr Geschäft weiter voranbringen. Mit ein bisschen Einarbeitung in das Thema muss dafür nicht immer eine eigene Controlling-Abteilung im Unternehmen vorhanden sein.
Das Reporting ist im deutschsprachigen Raum besser als Berichtswesen bekannt. Beim Reporting geht es um das systematische Erstellen von Berichten, um auf deren Grundlage unternehmerische Entscheidungen zu treffen. Ein Unternehmen produziert tagtäglich eine große Menge an Daten, die aus einzelnen Datensätzen und Informationen bestehen. Diese Daten müssen dokumentiert, aufbereitet und in einen sinnvollen Zusammenhang gebracht werden, sodass sich Unternehmer:innen einen Überblick verschaffen können, um Entscheidungsgrundlagen zu erstellen.
Reporting kann und sollte daher in jedem Unternehmensbereich deines Online-Handels genutzt werden: vom Marketing über den Einkauf bis hin zum Kundenservice. Jeder Unternehmensbereich kann durch unterschiedliche Kennzahlen überwacht und ausgewertet werden. Dadurch entsteht eine Transparenz der Bereiche, um fundierte Entscheidungen treffen zu können, aber auch um die wirtschaftliche Situation deines Unternehmens zu überblicken.
Im Reporting wird im Allgemeinen zwischen internen und externen Reporting unterschieden, die durch die unterschiedlichen Zielgruppen der Reports definiert sind. Internes Reporting hat unternehmensinterne Gruppen oder Personen als Zielgruppe. Im internen Reporting werden Berichte z. B. zur Personalstruktur, dem Budget und seiner Verwendung und auch aus anderen Unternehmensbereichen erstellt. Häufig sind diese Informationen und Berichte vertraulich zu behandeln und sollten das Unternehmen nicht verlassen. Das externe Reporting dagegen ist für externe Zielgruppen gedacht. Dazu gehört klassischerweise zum Beispiel das Finanzamt, welchem Zahlen und Daten deines Unternehmens zur Verfügung gestellt werden müssen. Das externe Reporting geht daher auch häufig mit rechtlichen Verpflichtungen einher.
Das Oberziel des Reportings in einem Unternehmen kann ganz einfach dargestellt werden: Informationen sollen so bereitgestellt werden, dass du dich in den Berichten schnell und einfach zurechtfindest, um daraus Handlungsempfehlungen oder konkrete nächste Schritte im Handeln abzuleiten.
Neben diesem Oberziel gibt es aber auch noch einige weitere Ziele des Reportings, die daraus abgeleitet werden können. Denn Reports können...
Um die Daten deines Unternehmens analysieren zu können und um sinnvolle Reports zu erstellen, musst du dir zuerst klarmachen, wo die Reise hingehen soll. D. h. du musst dir überlegen, was das Ziel deines Reports sein soll und was du damit erreichen möchtest. Eine häufig genutzte Methode ist die Betrachtung von KPIs. Was das ist und welche für dich als Online-Händler:in relevant sein könnten, erfährst du im nächsten Abschnitt.
KPIs - also Key Performance Indicators - sind Kennzahlen, die prüfen, wie erfolgreich bestimmte Tätigkeiten sind. Jeder Unternehmensbereich kann mit KPIs überprüft, ausgewertet und verglichen werden. Für jede Branche sind unterschiedliche KPIs relevant. KPI-Ziele sollten immer nach der SMART-Formel gesetzt werden, welche als Hilfestellung gilt, um klare und messbare Ziele zu definieren.
Zwei typische Beispiele von Kennzahlen, die im Bereich des E-Commerce häufig gemessen werden, sind folgende:
Mit dem durchschnittlichen Bestellwert erfährst du, wie hoch der Warenkorb deiner Kund:innen durchschnittlich ist. Du ermittelst diesen Wert, indem du deinen Umsatz aus den Verkäufen durch die Anzahl der Verkäufe teilst. Das kannst du dann entweder für alle deine Waren machen oder z. B. auch für bestimmte Produktgruppen zusammengefasst. So lernst du deine Kund:innen besser kennen, um z. B. zielgerichtete Marketingkampagnen zu schalten. Du kannst Maßnahmen ergreifen, die den durchschnittlichen Bestellwert erhöhen, denn wenn sich der durchschnittliche Bestellwert erhöht, dann erhöht sich auch dein Umsatz. Um den durchschnittlichen Bestellwert zu erhöhen, musst du deine Kund:innen folglich animieren, mehr bei dir zu bestellen oder hochpreisige Artikel zu kaufen. Das kannst du durch verschiedene Anreize erreichen, indem du deinen Kund:innen bspw. passende Artikel zu ihrem Warenkorb vor dem Kaufabschluss vorschlägst oder kostenfreien Versand ab einem bestimmten Mindestbetrag anbietest.
Die Conversion Rate, die im deutschsprachigen Raum auch als Konversionsrate bekannt ist, ist eine Kennzahl, die meist im Online-Marketing genutzt wird. Sie gibt im E-Commerce-Bereich an, wie das Verhältnis zwischen den Besucher:innen deines Online-Shops und den tatsächlichen Käufen in deinem Online-Shop ist. Aber wieso wollen wir die Conversion Rate denn überhaupt erhöhen? Stell dir vor, du hast monatlich 3.000 Besucher:innen in deinem Online-Shop. Bei einer Conversion Rate von 3 % bedeutet das, dass von 3.000 Besuchern 90 Personen einen Einkauf tätigen. Bei einem durchschnittlichen Bestellwert deiner Kund:innen in Höhe von 200 € generierst du so einen Umsatz von 18.000 €. Steigerst du jetzt deine Conversion Rate von 3 % auf 4 %, generierst du bei einem durchschnittlichen Bestellwert von 200 € schon 24.000 € Umsatz. Der oder die (potenzielle) Kund:in muss zuerst auf deinen Online-Shop aufmerksam werden und dann anschließend noch zu einem oder einer tatsächlichen Käufer:in umgewandelt (konvertiert) werden. Während dieses Prozesses gibt es unzählige Punkte, durch die deine Kund:innen sich gegen einen Kauf in deinem Online-Shop entscheiden könnten. Sei es eine fehlende Zahlungsmöglichkeit, die aber wichtig wäre, oder ganz einfach nur das Design deines Online-Shops, welches als nicht ansprechend empfunden wird. Diese Liste können wir fast unendlich weiter führen. Durch eine Optimierung der Conversion Rate kannst du also deinen Umsatz steigern. Zugegebenermaßen ist die Conversion Rate eine Philosophie für sich. Wir könnten wahrscheinliche einen ganzen Blogbeitrag nur über das Thema Conversion Rate und die Optimierung der Conversion Rate schreiben. Es gibt verschiedene Rädchen, an denen gedreht werden kann, um die Conversion Rate zu erhöhen. Hierzu zählen sowohl die Verbesserung der Ladezeiten deiner Website, Optische Anpassungen, strukturelle Maßnahmen als auch Content-Marketing. Wichtige Stichwort in diesem Bereich sind zudem A/B-Testings und User Experience (UX).
Keine Sorge, auch wenn sich das alles hoch-mathematisch anhört, ist die Berechnung der KPIs und das Erstellen von aussagekräftigen Berichten meistens einfacher als gedacht.
Es gibt zum einen Tools, die genau darauf spezialisiert sind relevante Zahlen deines Online-Shops zu sammeln, um daraus Berichte zu generieren, die die Kennzahlen deines Unternehmens darstellen.
Zum anderen muss es nicht immer gleich ein zusätzliches Tool sein, um deine Kund:innen zu verstehen und daraus Handlungsmaßnahmen abzuleiten. Fang am besten mit dem an, was du ohnehin schon einsetzt. Schaue dich im verwendeten Shopsystem deines Online-Shops um. Einige Shopsysteme oder dazugehörige Plugins bieten dir die Messung und Auswertung verschiedener Kennzahlen an. So kannst du dir die gängigen Kennzahlen darstellen lassen, die direkt mit deinem Online-Shop zusammenhängen, wie z. B. eine Verkaufsübersicht oder auch eine Übersicht über die Warenkorbabbrecher.
Nutzt du bereits Billbee, kannst du dir auch direkt in Billbee Reports generieren lassen. Der Vorteil gegenüber der KPIs direkt aus deinem Online-Shop ist, dass du ein viel umfassenderes Bild bekommst, vor allem dann, wenn du mehr als einen Online-Kanal für deine Verkäufe nutzt. In deinem Online-Shop kannst du dir nur die Kennzahlen aus diesem Online-Shop anzeigen lassen (sofern das Shopsystem dies unterstützt). Im Shopsystem siehst du allerdings nicht, wie oft bspw. der gleiche Artikel auf einer anderen, von dir genutzten Plattform verkauf wurde. Hier kommt Billbee ins Spiel. Dadurch, dass in deinem Billbee-Account all deine Online-Kanäle zusammenlaufen, kannst du dir auch gesammelte Auswertungen erstellen lassen. Das mühsame Zusammentragen von Daten aus unterschiedlichen Kanälen gehört damit der Vergangenheit an.
Billbee ist vor allem als Einstieg in das Thema "Reporting" geeignet. Du kannst dir verschiedene Grafiken anzeigen lassen, die dir ein umfassendes Verständnis über deine Verkäufe vermitteln. An welchem Wochentag oder zu welcher Uhrzeit kaufen deine Kunden am meisten oder welcher Monat ist dein lukrativster? Lass dir einfach die Reports von Billbee generieren, damit du deine Kund:innen noch besser kennenlernst.
Du kannst in Billbee unterschiedlichste Schnittstellen (Shops, Marktplätze, Versanddienstleister und weitere) anbinden, um alle Prozesse bestmöglich aufeinander abzustimmen und zu automatisieren. In Billbee laufen alle deine Bestellung zusammen – egal aus welchem Shopsystem oder von welchem Marktplatz sie kommen. Die umfassende 30-tägige Testphase ermöglicht es dir Billbee unverbindlich auf Herz und Nieren zu testen — und erst dann eine Entscheidung für ein Tool zu treffen!
Titelbild von Pavel Danilyuk auf Pexels
