Versandbestätigung mit Vorlage: einfach im Online-Shop erstellt

Die Bestellung deiner Kund:innen geht bei dir ein und jetzt beginnt die Arbeit bei dir erst so richtig. Die Rechnung muss erstellt und versendet werden (idealerweise natürlich automatisiert in einem Tool wie Billbee) und die Pakete müssen gepackt werden. Der erste Meilenstein in der Bestellabwicklung ist erreicht, wenn das Paket endlich beim Versanddienstleister abgegeben ist. Jetzt darfst du nur nicht vergessen, deinen Kund:innen die Bestätigungs-E-Mails zu senden, dass ihre Bestellung auf dem Weg ist!

Versandbestätigungen erfüllen genau diesen Zweck: sie informieren deine Kund:innen über den Versand ihrer Bestellung. Daher zeigen wir die in unserem Beitrag, welche Inhalte die Versandbestätigung haben sollte und wie du mithilfe einer Vorlage für deine E-Mail Versandbestätigung noch effizienter arbeitest. Ein Muster für eine E-Mail Versandbestätigung findest du noch zusätzlich zur Verwendung in deinem Online-Shop weiter unten im Beitrag!

Warum du überhaupt Versandbestätigungen versenden solltest

Im Gegensatz zu Bestellbestätigungen sind Versandbestätigungen nicht zwingend erforderlich, aber dringend empfohlen. Doch im E-Commerce sind E-Mail Versandbestätigungen und weitere Bestätigungs-E-Mails (sowie der Versand von der Rechnung per E-Mail) gang und gäbe.

Du kennst es vermutlich aus dem Privatleben: Du bestellst etwas online bei einem Unternehmen und wartest nur darauf, dass deine Bestellung verschickt wird. In dem Moment, wo du die E-Mail Versandbestätigung in deinem Posteingang ankommt, kannst du dich auf die Zustellung deiner Bestellung und deren Inhalt freuen. Außerdem kannst du so auch abschätzen, ob du für die Zustellung zu Hause bist und prüfen, ob deine Daten alle korrekt sind. Und genau so geht es natürlich auch deinen Kund:innen, wenn sie in deinem Online-Shop bestellen!

Diesen Inhalt sollten deine Vorlagen haben

Grundsätzlich bist du frei in der Gestaltung der Vorlage deiner Versandbestätigung, doch einige Informationen und Inhalte sind besonders hilfreich bzw. werden sogar von Kund:innen mittlerweile erwartet, weshalb du sie in deine Vorlage inkludieren solltest. Zu diesen Informationen zählen:

• Ein aussagekräftiger Betreff: Schreibe die Betreffzeile möglichst aussagekräftig, damit deine Kund:innen ihre Bestellung auch direkt zuordnen können. Sinnvollerweise fügst du hier auch bereits direkt identifizierbare Inhalte in deine Vorlage ein, damit deine Kund:innen die Versandbenachrichtigung über die Suche ihres Mailprogramms einfach finden können. Geeignet dafür ist bspw. die Bestellnummer oder die Nummer der Rechnung.
• Die persönliche Ansprache: Statt allgemeine Floskeln wie „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder „Liebe:r Kund:in“ zu verwenden, verwende doch einfach den Namen der Kund:innen. Das bringt nämlich zwei Vorteile. Erstens wissen deine Kund:innen direkt, dass es sich nicht unbedingt um Spam handelt, sondern dass die E-Mail tatsächlich an sie adressiert ist. Zweitens zeigt eine persönliche Ansprache immer die Wertschätzung, die du deinen Kund:innen gegenüber aufbringst.
• Bestellinformationen: Jede:r kennt es, vor allem wahrscheinlich während der Weihnachtszeit. Du bist fröhlich am Geschenke shoppen und nach und nach trudeln alle Bestellbestätigungen von verschiedenen Unternehmen auch dann auch Versandbestätigungen bei dir im E-Mail-Postfach ein. Ganz schnell verlieren Kund:innen den Überblick über das, was sie bestellt haben und in welchem Shop sie es bestellt haben und was überhaupt der Inhalt der Pakete ist. Um dem entgegenzuwirken, solltest du der Inhalt der Bestellungen auch in der Versandbestätigung ausgelistet werden.
• Versandinformationen: Der Grund, warum du überhaupt eine Versandbestätigung versendest! Du möchtest deinen Kund:innen alle Informationen mitteilen, die zum Versand zugeordnet werden können. Dazu zählt z. B. die Lieferadresse, der genutzte Versanddienstleister, die voraussichtliche Lieferdauer und auch der Tracking-Link zur Sendungsverfolgung des Versanddienstleisters.
• Höflichkeitsformeln und ein nettes Dankeschön: Zu guter Letzt möchtest du deinen Kund:innen natürlich auch noch ein Lächeln auf die Lippen zaubern, denn glückliche Kund:innen werden eher zu Wiederkäufer:innen als unglückliche Kund:innen. Bedanke dich für die Bestellung und stelle deinen Kund:innen Informationen zur Verfügung, wie sie dich im Falle von Problemen beim Versand erreichen können oder wo ihre Antworten landen. Verlinke auch weitere hilfreiche Ressourcen, wie z. B. deine Website oder FAQs mit den Inhalten zur Abwicklung der Bestellung.

Bestätigungs-E-Mails (insb. Versanbenachrichtungen) können dich also langfristig dabei unterstützen, deine Kundenzufriedenheit zu steigern, indem deine Kund:innen zu jeder Zeit die richtigen Informationen bekommen, ohne dass sie selbst E-Mails schreiben müssen oder dass du darauf antworten musst.

Versandbestätigungen mit Billbee und unserer Vorlage automatisch versenden

Billbee kann dir dabei helfen, den Versand von E-Mails zu automatisieren. Statt Bestätigungs-E-Mails oder auch jede Rechnung selbst zu schreiben, um diese im Anschluss online zu versenden, kann Billbee dich unterstützen. So kannst du verschiedene E-Mail-Vorlagen auf Basis von bspw. Bestellimport oder Änderung des Bestellstatus versenden lassen, ohne sie selbst jedes Mal neu schreiben zu müssen. Um Versandbestätigungen automatisiert zu versenden, musst du als Erstes den Text der E-Mail in Billbee schreiben und anlegen.

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Den Text für deine Versandbestätigung kannst du in den E-Mail-Vorlagen in den Einstellungen deines Billbee-Accounts anlegen. Standardmäßig ist bereits eine Muster Versandbestätigung mit dem Namen „Bestellung wurde versendet“ angelegt. Du kannst natürlich das Muster nutzen, allerdings empfiehlt es sich, den Text zu individualisieren und das Muster der Versandbestätigung so an deine Wünsche und Anforderungen anzupassen.

Als Voreinstellung solltest du dich auf jeden Fall auch mit dem SMTP-Server vertraut machen bei Billbee. Ausführliche Informationen findest du im Hilfeartikel zu den E-Mail Einstellungen bei Billbee.

Für die Individualisierung und Personalisierung der Bestätigungs-E-Mails und allen weiteren E-Mail-Vorlagen stehen dir in Billbee Platzhalter zur Verfügung. Die Platzhalter kannst du einfach in deine Vorlagen einfügen und sie werden beim Versand der E-Mail-Vorlagen mit persönlichen und bestellbezogenen Daten gefüllt. Du kannst bspw. die Bestellnummer, die Nummer der Rechnung oder auch den Namen der Kund:innen automatisch einfügen lassen. So musst du bestellbezogene Informationen nicht bei jedem Versand von Bestätigungs-E-Mails manuell einfügen und so jede E-Mail einzeln schreiben.

Du kannst natürlich auch mehrere Vorlagen anlegen, um verschiedene Anwendungsfälle und deren Inhalte von deinem Unternehmen abzudecken.

Eine deiner E-Mail-Vorlagen für die Versandbestätigung kann dann z. B. folgendermaßen aussehen:

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Als Inhalt für eine unserer E-Mail-Vorlagen für die Versandbenachrichtigung haben wir den folgenden gewählt:

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Hallo {BuyerName},

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Deine {OrderRef} aus dem 1A-Shop wurde soeben versandt.

Der Versand wird von {ShippingProviderName} durchgeführt.

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{TrackingNumberAvailable}

Die Sendung hat die Sendungsnummer {TrackingNumber}.

Der Status der Zustellung kann über diesen Link ermittelt werden: {TrackingLink} {/TrackingNumberAvailable}

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Details zu deiner Bestellung:

{SoldArticlesLoop}{Quantity}x {Title}{/SoldArticlesLoop}

Lieferadresse:

{DeliveryAddress}

‍

Besuche uns doch bald wieder im 1A-Shop - wir freuen uns darauf!

‍

Hast du Fragen zu deiner Lieferung oder Rechnung, dann steht dir unser Kundenservice von Montag bis Freitag von 9 bis 18 Uhr telefonisch unter 01234-5678 oder per Mail unter mail@1a-shop.de zur Seite.

‍

Liebe Grüße,

dein 1A-Shop Team

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1A-Shop GmbH

Vertretungsberechtigte Geschäftsführerin: Marie Musterfrau ‍

‍

Registergericht: Amtsgericht Musterdorf

Registernummer: HRB 1234

Sitz der Gesellschaft: Musterstadt ‍

‍

Büro / Postalische Anschrift: Beispielstraße 98, 76543 Musterstadt

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Als HTML-Code sieht der oben gezeigte Text so aus:

<p>Hallo {BuyerName},</p><p><br></p><p>Deine {OrderRef} aus dem 1A-Shop wurde soeben versandt.</p><p>Der Versand wird von {ShippingProviderName} durchgeführt.</p><p><br></p><p>{TrackingNumberAvailable}</p><p>Die Sendung hat die Sendungsnummer {TrackingNumber}.</p><p>Der Status der Zustellung kann über diesen Link ermittelt werden: {TrackingLink} {/TrackingNumberAvailable}</p><p><br></p><p><strong>Details zu deiner Bestellung:</strong></p><p>{SoldArticlesLoop}{Quantity}x {Title}{/SoldArticlesLoop}</p><p><strong>Lieferadresse:</strong></p><p>{DeliveryAddress}</p><p><br></p><p>Besuche uns doch bald wieder im 1A-Shop - wir freuen uns darauf!</p><p><br></p><p>Hast du Fragen zu deiner Lieferung oder Rechnung, dann steht dir unser Kundenservice von Montag bis Freitag von 9 bis 18 Uhr telefonisch unter 01234-5678 oder per Mail unter mail@1a-shop.de zur Seite.</p><p><br></p><p>Liebe Grüße,</p><p>dein 1A-Shop Team</p><p>---------------------------------</p><p>1A-Shop GmbH</p><p>Vertretungsberechtigte Geschäftsführerin: Marie Musterfrau </p><p><br></p><p>Registergericht: Amtsgericht Musterdorf</p><p>Registernummer: HRB 1234</p><p>Sitz der Gesellschaft: Musterstadt </p><p><br></p><p>Büro / Postalische Anschrift: Beispielstraße 98, 76543 Musterstadt</p>

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Um die E-Mail-Vorlagen für Versandbestätigungem noch ansprechender zu gestalten, kannst du sie auch im HTML-Format anlegen. Stimmen aus der Billbee Facebook-Community empfehlen u. a. das „Fluid Template““Fluid Template” von Cerberus. Wichtig hierbei ist, dass die HTML als ISO 8859-1 codiert ist, damit auch Sonderzeichen korrekt dargestellt werden können.

Nachdem du den E-Mail Text für deine Versandbestätigung nach deinen Wünschen gestaltet hast, kannst du die Regel für den automatischen Versand der Versandbestätigung einrichten. Automatisierungsregeln kannst du bei Billbee in den Einstellungen unter dem Menüpunkt „Automatisierungen“ einrichten. Für den E-Mail Versand einer Versandbestätigung ist bereits standardmäßig eine Automatisierungsregel eingerichtet, die von dir aber noch aktiviert und angepasst werden muss. Falls die Regel bei dir nicht standardmäßig angelegt ist, kannst du sie unter Einstellungen / Automatisierung anlegen:

• Auslöser: Bestellstatus geändert (Versendet)
• Bedingung: Optional. In unserem Beispiel gibt es keine Bedingung, die die Regel einschränkt. Das kannst du aber natürlich individuell für deinen Workflow einstellen.
• Aktion: Nachricht an Käufer (*) senden (Wähle hier aus deinen Vorlagen aus, in unserem Fall solltest du daher die Versandbestätigung auswählen)

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Speicherst du diese Regel ab, dann wird jedes Mal, wenn der Status deiner Bestellung auf „Versendet“ geändert wird, der von dir zuvor angelegte E-Mail Text an deine Kund:innen gesendet.

Statt bei jedem Statuswechsel kannst du deine Versandbenachrichtigung auch erst zeitverzögert versenden, z. B. erst am Abend der Labelerstellung statt direkt bei der Labelerstellung. Wie das geht, haben wir in einem anderen Blogbeitrag zum Thema „Automatisierungen“ für dich bereits gezeigt.

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(*) Wie du vielleicht schon gesehen hast, gendern wir auf unserer Webseite, unserer Hilfeseite und in unserer Außenkommunikation, da Billbee für mehr Vielfalt im E-Commerce stehen soll – und das auf allen Ebenen. Die Namen für Bereiche/Buttons/Einstellungen kommen direkt aus der Softwarelösung, wo aktuell nicht gegendert wird. Um hier keine Verwirrung aufkommen zu lassen, haben wir uns dazu entschieden, dass wir die direkten Namen aus der Software auf der Hilfeseite und auf unserer Webseite übernehmen.

Titelbild von Maksim Goncharenok

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