Umsatzplanung richtig angehen

Der Umsatzplan ist als Bestandteil des Businessplans ein wichtiges Mittel, um die Entwicklung deines Unternehmens im Blick zu behalten. So kannst du neben Problemen auch positive Entwicklungen frühzeitig erkennen, um Maßnahmen treffen zu können. Wie du bei der Umsatzplanung vorgehen kannst, liest du in unserem Artikel nach.

Wozu brauchst du die Umsatzplanung?

Die Umsatzplanung ist Teil des Finanzplans, der wiederum Teil des Businessplans ist. Ein Businessplan wird klassischerweise bei Gründung eines Unternehmens ausgearbeitet. Aber das ist längst nicht mehr der einzige Zeitpunkt, wo der Businessplan für dich relevant sein kann. Dabei kommt es immer darauf an, wo du den Schwerpunkt des Businessplans setzt. Bei Neugründung ist die Geschäftsidee ausschlaggebender, wobei z.B. bei der Ausarbeitung eines Businessplans für die Markteinführung eines neuen Produktes die Wettbewerbsbedingungen oder die Marketingmaßnahme stärker in den Fokus rücken.

Die Finanzplanung als Teil des Businessplans ist aber ein relevanter Teil für dich - unabhängig davon, wofür du einen Businessplan erstellst. Der Finanzplan stellt die Grundlage für Kapitalgeber dar. Möchtest du also für den Start deines Business einen Kredit von deiner Hausbank, dann werden sie einen Finanzplan verlangen, in dem du deine finanziellen Pläne darlegst.

Der Umsatzplan ist neben u.a. dem Kostenplan und dem Finanzierungsplan ein wichtiger Bestandteil des Finanzplans. Im Umsatzplan musst du darstellen, in welcher Größenordnung du deine Produkte innerhalb eines bestimmten Zeitraums verkaufen möchtest. Dabei kannst du auch während deiner Geschäftstätigkeit anhand vom Umsatzplan prüfen, ob sich dein Umsatz entsprechend deinen Erwartungen entwickelt oder ob du in manchen Bereichen noch einmal nachjustieren musst, um deine Erwartungen zu erfüllen. Dabei solltest du vor allem eins bleiben: realistisch.

Kurzer Abstecher in Unizeiten

Bevor wir in die Umsatzplanung gehen, möchten wir dir nochmal die Definitionen von ein paar Begrifflichkeiten ins Gedächtnis rufen:

• Umsatz: Der Umsatz ist der summierte Wert, der sich ergibt, wenn du die Anzahl deiner verkauften Produkte innerhalb eines Zeitraums mit dem jeweiligen Verkaufspreis multiplizierst. Nehmen wir also an, dass du im vergangenen Jahr 2.000 Stück von deinem Produkt A zu jeweils 5,00 € verkauft hast. Multiplizierst du diese 2.000 Stück mit den 5,00 € erhältst du 10.000 €, was deinem Umsatz in dem Zeitraum entspricht.
• Gewinn: Der Gewinn ist nicht gleich Umsatz, auch wenn Gewinn und Umsatz im Sprachgebrauch häufig gleichgesetzt oder verwechselt werden. Für die Berechnung deines Gewinns benötigst du aber den Umsatz, denn der Gewinn ist dein um die Kosten geminderter Umsatz. Bleiben wir bei dem Beispiel vom Umsatz: Du hast bei einem Umsatz von 10.000 € Kosten in Höhe von 6.000 €. Ziehst du deine Kosten von 4.000 € von deinem Umsatz von 10.000 € ab, dann erhältst du deinen Gewinn, der in diesem fiktiven Beispiel bei 6.000 € liegt.
• Break-Even-Point: Der Break-Even-Point zeigt dir auf, wann deine Umsätze und deine Kosten gleich hoch sind. Ab diesem Punkt sind deine Kosten gedeckt und du erwirtschaftest Gewinne, weshalb für den Break-Even-Point auch häufig im Deutschen der Begriff "Gewinnschwelle" genutzt wird.
  

Der Weg zur realistischen Umsatzplanung

Realistisch bleiben – das sagt sich immer so schnell. Aber deine Umsatzplanung ist die Grundlage für deine unternehmerischen Entscheidungen. So kannst du Probleme frühzeitig erkennen, aber auch Chancen und positive Entwicklungen. Der Umsatzplan kann dir z.B. Hinweise auf den Zeitpunkt geben, an dem es ratsam ist, dass du eine:n Mitarbeiter:in einstellst. Mitarbeiter:innen zu beschäftigen ist in der Regel eine finanzielle Belastung, die du dir natürlich nur „leisten“ kannst, wenn deine Umsätze dementsprechend ausfallen.

Wie gehst du die Umsatzplanung denn jetzt konkret an?

Schritt #1: Berechnung des Mindestumsatzes

In der Regel fängt ja eine Planung damit an, dass du eine Bestandsaufnahme machst – wo stehe ich aktuell mit meinem Business? Im Umsatzplan gehen wir jetzt ein bisschen anders vor, denn hier starten wir mit dem: „Was brauche ich?“.

Du solltest überlegen und kalkulieren, wie hoch dein Umsatz mindestens sein muss, damit du von deinem Online-Business und deiner Selbstständigkeit leben kannst. Das heißt jetzt nicht, dass du in deinen Träumen versinken solltest, denn nach wie vor ist unser Motto: realistisch bleiben. Überlege dir, wie viele Einheiten du von deinen angebotenen Produkten verkaufen müsstest, damit deine Kosten gedeckt sind und deine Existenz gesichert ist. So findest du schon mal deinen Mindestumsatz heraus und hast ein Ziel, auf welches du hinarbeiten kannst.

So kann es auch gut eine Weile dauern, bis du deine erwarteten Mindestumsätze erreichst. Viele Gründer müssen in den ersten Jahren ihrer Selbständigkeit erst einmal zurückstecken, denn das Geschäft muss erstmal anlaufen und du musst dir einen Kundenkreis aufbauen, was nicht von heute auf morgen geht. Daher ist eine zaghaftere und konservativere Planung für den Anfang ratsam, denn du wirst (voraussichtlich) nicht ab Tag 1 direkt Unsummen an Umsätzen generieren. Leider.

Schritt #2: Branchenvergleich

Du hast deinen Mindestumsatz herausgefunden? Super! Aber ist der Mindestumsatz überhaupt realistisch?

Manchmal hilft es schon, wenn du mit ein bisschen logischem Denken und gesundem Menschenverstand an die Sache ran gehst, um deinen Mindestumsatz zu beurteilen. Bietest du Produkte an, die in eine kleine Nische fallen und nur einen kleinen Kundenkreis ansprechen? Du müsstest aber eine große Stückzahl verkaufen, um deinen Mindestumsatz zu erreichen? Dann solltest du vielleicht noch einmal in dich gehen und nachdenken, ob diese Planung dann so realistisch ist.

Des Weiteren solltest du überlegen, ob dein Mindestumsatz innerhalb deiner gewählten Branche realistisch ist. Aber wie kommst du jetzt an diese Informationen? Hilfreich dabei kann der sog. Branchenbericht sein, den du häufig für verschiedene Branchen online findest oder meist auch bei der Industrie- und Handelskammer (IHK) bekommen kannst. Aus dem Branchenbericht kannst du herauslesen, wie sich die Umsätze in der Branche in den letzten Jahren entwickelt haben und häufig werden auch Prognosen für die kommenden Jahre dargestellt.

Stellst du jetzt fest, dass dein kalkulierter Mindestumsatz viel höher als der Branchendurchschnitt liegt, dann solltest du deine Kalkulation noch einmal überdenken und ggf. deine Kostenkalkulation oder Vertriebsstrategie nochmal genauer anschauen und anpassen.

Schritt #3: Marktforschung und Sammlung von Daten

Die Branchenberichte stellen meist nur durchschnittliche Werte dar und sind häufig nicht komplett auf das eigene Business übertragbar. Am hilfreichsten ist es, wenn du dich mit erfahrenen Kolleg:innen aus der Branche und Branchenexpert:innen unterhältst. Hierbei musst du nur bedenken, dass diese Kolleg:innen auch potenzielle Konkurrent:innen von dir und einem Online-Handel sind.

Ist dein Produkt und dein Online-Shop erstmal am Start, dann kannst du auch Kundenbefragungen durchführen. Kundenbefragungen sind nicht nur in der Anfangszeit deines Online-Shops hilfreich, sondern in jeder einzelnen Phase seines Unternehmertums. Nur so kannst du Produkte entwickeln, die auch deine Kund:innen wirklich brauchen. Außerdem bekommst du so konkrete Einblicke in das Stimmungs- und Meinungsbild deiner Kund:innen und lernst sie besser einzuschätzen.

Was beeinflusst die Umsatzplanung?

Die Planung deiner Umsätze wäre recht einfach und geradlinig, wenn es nicht verschiedensten Faktoren geben würde, die die Umsatzplanung beeinflussen können. Diese Faktoren können sowohl von außerhalb auf dich und deinen Online-Handel einwirken, als auch direkte interne Entscheidungen sein.

Externe Einflussfaktoren können z.B. sein:

• Konkurrenz: Stell dir vor, ein Konkurrenzunternehmen bietet fast die gleichen Produkte an, die du auch in deinem Online-Shop anbietest. Wenn dein:e Konkurrent:in (aus welchen Gründen auch immer) diese Produkte zu einem deutlich niedrigeren Preis anbietet oder die Kund:innen mit Rabatten begeistern kann, dann werden sicher einige Kund:innen tendenziell eher bei deiner Konkurrenz kaufen und nicht mehr bei dir. Häufig bleibt dir dann nichts anderes übrig, als dass auch du mit deinen Preisen heruntergehst, was wiederum deine Umsatzplanung beeinflussen kann, da du nun mehr Stückzahlen mit einer geringeren Gewinnspanne verkaufen musst, um deinen Mindestumsatz zu erreichen
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• Entwicklungen am Markt: Wer hätte gedacht, dass Toilettenpapier mal so ein Kassenschlager wird und die Regale in den Supermärkten wie leer gefegt sind? Für die Toilettenpapierhersteller war das im ersten Moment natürlich super, weil sie so einen Umsatzboom in kürzester Zeit erleben konnten. Aber irgendwann ist die Nachfrage der Konsument:innen auch gesättigt – spätestens dann, wenn sich im Badezimmerschrank das Toilettenpapier stapelt. Das bedeutet auch, dass diese Konsument:innen in nächster Zeit dann erstmal kein Toilettenpapier mehr kaufen müssen, weil sie noch genug davon zu Hause haben. Daher ist es wichtig, dass du die Trends im Auge behältst, denn eine Nachfragesteigerung muss nicht immer dauerhaft anhalten und kann so dann auch deine prognostizierten Umsätze beeinflussen – sowohl positiv als auch negativ.
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• Saisonale Produkte: Verkaufst du in deinem Online-Handel z.B. Partyzubehör für Halloween-Partys, dann solltest du in deiner Umsatzplanung bedenken, dass wahrscheinlich die wenigsten Menschen im Februar daran denken, dass sie Partyzubehör mit Kürbis-Motiven kaufen. Deine Umsätze werden voraussichtlich in dem Zeitraum vor Halloween dann entsprechend höher sein als während des Rests des Jahres. Entweder dein Halloween-Geschäft bringt dir ausreichend Umsatz ein, oder vielleicht solltest du in diesem Falle dein Partyzubehör auf z.B. Geburtstagsartikel ausweiten, um die saisonalen Schwankungen an anderen Tagen im Jahr aufzufangen.

Ein interner Einflussfaktor kann z.B. sein:

• Personalentscheidungen: Stellst du eine:n neue:n Mitarbeiter:in ein, dann dauert es meist eine gewisse Zeit, bis sich die Produktivität der Person in deinen Umsatzzahlen niederschlägt. Das musst du bei der Planung beachten und nicht sofort mit Eintrittsdatum der neuen Mitarbeiter:innen deine Umsatzzahlen nach oben korrigieren, denn die Einarbeitung dauert erfahrungsgemäß eine längere Zeit im Normalfall. Aber auch wenn dich ein:e Mitarbeiter:in verlässt, solltest du deine Umsatzzahlen ggf. anpassen. Außerdem solltest du deine Umsatzzahlen im Blick behalten, wenn sich Zuständigkeiten innerhalb deines Unternehmens ändern, denn auch für diese Einarbeitung sollte entsprechend Zeit eingeplant werden, bis alle Beteiligten produktiv arbeiten können in ihren neuen Zuständigkeiten.

Das richtige Tool zur Umsatzplanung

Es gibt zahlreiche Tools auf dem Markt, die in den meisten Fällen kostenpflichtig sind und dich bei deiner Umsatz- bzw. Finanzplanung unterstützen sollen. Aber es muss – vor allem für den Anfang – nicht immer ein Tool zur Unterstützung sein.

Manchmal ist es auch einfach sinnvoll, dass du auf die klassische Excel-Tabelle zurückgreifst. Dafür gibt es unzählige kostenlose Vorlagen im Internet. Hierbei musst du kein Excel-Profi sein, um die Tabellen zu nutzen, die im ersten Moment etwas überwältigend aussehen können. In den Vorlagen sind alle Formeln in der Regel schon hinterlegt und du musst nur deine Zahlen, Daten und Fakten in die dafür vorgesehenen Felder eintragen. Solche Vorlagen kannst du z.B. direkt bei unserem Partner sevDesk finden.

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