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Die Buchhaltung ist meist die Aufgabe im Leben von Online-Händler:innen, die in der Kategorie „mag ich nicht, muss aber sein“ eingeordnet wird. Da diese Aufgabe aber zu einer der wichtigsten Aufgaben für Unternehmer:innen zählt, haben wir dir ein paar Tipps zusammengefasst, wie die Buchführung in deinem Online-Business nicht unnötigen Stress verursacht!
„Keine Buchung ohne Beleg“ - das ist der Merksatz in der Buchführung schlechthin. Hast du vielleicht schon mal einen Kurs in Buchhaltung oder Rechnungswesen belegt, dann wird das eins der ersten Dinge gewesen sein, die du gelernt hast. Auch wenn es im ersten Moment banal klingt, ist dies einer der wichtigsten Tipps für eine stressfreie Buchhaltung.
Deine Einnahmen und Ausgaben müssen für das Finanzamt dokumentiert und nachvollziehbar sein. Und eben dafür sind Belege da. Unterschiedliche Geschäftsfälle bringen auch unterschiedliche Belege mit sich. Von Eingangsrechnungen von deinem Lieferanten, über Bewirtungsbelege für das letzte Geschäftsessen bis hin zu einfachen Quittungen aus dem Einzelhandel, sog. Fremdbelege, werden dir von einem Dritten zur Verfügung gestellt. Dann gibt es aber auch noch interne Belege, wie bspw. Gehaltsabrechnungen oder die klassischen Ausgangsrechnungen, die du z. B. über Billbee generierst. Die dritte Art von Belegen sind die Eigenbelege, die auch häufig Notbelege genannt werden. Diese Belege sollten - wie der Name es schon sagt - auch nur im Notfall genutzt werden, wenn z. B. der ursprüngliche Beleg abhandengekommen ist. Das führt uns auch schon zum nächsten Tipp, denn…
Belege im alten Schuhkarton sammeln, wird schon gut gehen, oder? Bitte nicht!
Eine Weisheit, die wir immer wieder von Eltern und Großeltern gehört haben. Und im Nachhinein muss man auch sagen: sie haben Recht! Vor allem, wenn es um die Buchhaltung deines Unternehmens geht, solltest du diesen Tipp berücksichtigen. Denn nichts ist schlimmer, als wenn du vom Finanzamt eine lange Liste mit fehlenden Belegen bekommst, die du nachreichen musst. Das kostet nicht nur viel zusätzliche Zeit, sondern auch Nerven!
Um deine Nerven zu schonen, ist ein durchdachtes Ablagesystem sinnvoll. Wie du strategisch an die Etablierung von einem Ordnersystem gehen kannst, haben wir dir in einem früheren Blogbeitrag "Nie wieder Rechnungen suchen" schon mal zusammengefasst - schau mal rein.
Zusätzlicher Tipp: Nutze doch einen Cloudspeicher als Rechnungsarchiv bei Billbee, um automatisiert Ordnung in deine Ausgangsrechnungen zu bekommen!
Die Terminkalender von Online-Händler:innen sind selten leer - denn es gibt immer etwas zu tun! Aber auch die Buchführung und die Organisation dieser gehört nunmal leider zu den täglichen Aufgaben dazu. Und ungeliebte Aufgaben werden häufig (unbewusst) aufgeschoben.
Daher blocke dir regelmäßig Zeit, um deine Buchhaltung in Ordnung zu bringen. Das kann wöchentlich sein oder alle 14 Tage. Vor allem am Anfang macht es Sinn, wenn du dir wöchentlich Zeit für deine Buchhaltung nimmst. Sind alle Belege vorhanden? Ist alles korrekt geordnet und sortiert? An welchen Workflows musst du nochmal nachbessern? Alles Fragestellungen, die du in dem wöchentlichen Termin angehen kannst. Ist der Anfang erst einmal geschafft und du hast eine funktionierende Grundordnung in deiner Buchhaltung, dann könntest du die Blocker in deinem Terminkalender auch auf alle 14 Tage legen.
Dich nur einmal monatlich mit deiner Buchhaltung zu beschäftigen, würden wir nicht empfehlen. So wird die Zeit zwischen den einzelnen geblockten Terminen zu lang und es sammeln sich zu viele Belege an. Der Haufen an Arbeit wird dann schwerer zu bändigen und schon wird die ungeliebte Aufgabe der Buchhaltung wieder aufgeschoben (Breaking News: es wird nicht besser, je länger du die Buchhaltung aufschiebst). Deswegen: regelmäßig Termine in für dich passenden Abständen blocken und endlich die Buchhaltung angehen!
Jedes Jahr gibt es aufs Neue Steuertermine, die du als Unternehmer:in nicht verpassen solltest! Verpasst du diese Fristen oder Steuertermine, kann es für dich ganz schnell teuer werden, wenn das Finanzamt Mahngebühren für eine verspätete Meldung verlangt!
Vorauszahlungen für die Gewerbesteuer, Meldungen für die Lohnsteuer oder Kirchensteuer oder die Umsatzsteuervoranmeldung sind nur eine kleine Auswahl an Terminen, die du als Online-Händler:in ständig im Blick haben musst. Wer soll da noch den Überblick behalten? Genau deswegen hat unser Partner sevDesk alle wichtigen Steuertermine für das kommende Jahr zusammengefasst!
Jeden Herbst werden für das nächste Jahr alle wichtigen Steuertermine veröffentlicht. Die Zusammenfassungen kannst du ganz einfach online auf unterschiedlichen Webseiten einsehen. Jetzt solltest du dir deinen Terminkalender (entweder in digitaler oder physischer Form) schnappen, und alle für dich relevanten Termine dick und fett markieren, sodass du keinen Termin verschwitzt. Trägst du alles in einem digitalen Kalender ein ist der Vorteil, dass dich dein Kalender rechtzeitig an alle wichtigen Termine erinnert!
Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung, die häufig auch mit GoBD abgekürzt werden, sind die Regeln, die in Deutschland für die Buchführung gelten und wo der Großteil von im Handelsgesetzbuch festgeschrieben sind.
Um Verständnis für die Buchhaltung in Unternehmen zu entwickeln, ist es sinnvoll, dass du diese Grundsätze kennst. Aufgeteilt werden die GoBD in die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung, die Abgrenzungsgrundsätze und die Grundsätze der ordnungsgemäßen Bilanzierung. Was das alles genau bedeutet, hat unser Partner lexoffice für dich zusammengefasst!
Manchmal leichter gesagt als getan. Die wenigsten Unternehmer:innen und Online-Händler:innen sind ausgebildete Buchhalter:innen. Wenn du deine Buchhaltung in fremde Hände übergeben willst, dann gibt es verschiedene Möglichkeiten.
Möglichkeit eins ist, dass du eine:n zusätzliche:n Mitarbeiter:in einstellst, die/der sich um deine Buchhaltung kümmert. Diese Person sollte mit Begriffen und Aufgaben aus der Kreditorenbuchhaltung und Debitorenbuchhaltung vertraut sein und einen gewissen Faible für eine ordentliche Arbeitsweise haben, denn wie wir gelernt haben, ist Ordnung das A und O!
Die zweite Möglichkeit wäre, dass du deine Buchhaltung an ein Steuerbüro abgibst und so die Buchhaltung oursourct. Das kann vor allem durch die hohe Expertise von Steuerberater:innen zum Erfolg führen. Außerdem ist die finanzielle Belastung für dich gut planbar, wenn du die Buchhaltung von einem Steuerbüro durchführen lässt. Denkbar ist es auch, dass du nur Teile der Buchhaltung abgibst. So kannst du z. B. den Zahlungsabgleich mit deinen Bestellungen und das Mahnwesen inhouse durchführen und die Lohnbuchhaltung für deine Mitarbeiter:innen an ein Steuerbüro abgeben.
Doch was ist, wenn du keine:n zusätzliche:n Mitarbeiter:in einstellen willst, aber auch die Kontrolle über die Buchhaltung nicht komplett abgeben möchtest?
Genau dann kommen Softwarelösungen für die Buchhaltung ins Spiel! Die häufig cloudbasierten Tools können dir bei der Abwicklung deiner Buchhaltung helfen, auch wenn du kein großes Wissen über Buchführung hast! Die Buchhaltungstools auf dem Markt unterscheiden sich alle in ihren Features und Funktionen. Achte daher bei der Auswahl des Tools, ob es für dich und deinen Einsatzzweck geeignet ist!
Den meisten Nutzen aus dem Einsatz von einem Buchhaltungstool kannst du dann ziehen, wenn dieses mit deinen anderen eingesetzten Tools harmoniert. So können bspw. deine Bestelldaten aus Billbee an unterschiedliche Buchhaltungssoftwares übermittelt werden, wo du sie dann weiterverarbeiten kannst. Außerdem kannst du deine Buchhaltung so auch bestmöglich automatisieren, um noch mehr Zeit zu sparen!
Beherzigst du all diese Tipps, muss die Buchhaltung deines Unternehmens nicht mehr mit Kopfzerbrechen verbunden sein!
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