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Heutzutage wird es immer wichtiger, die Finanzen eines Unternehmens digital und effizient zu verwalten. Vor allem Freelancer:innen und Unternehmer:innen sparen sich durch die Digitalisierung ihrer Buchhaltung durchschnittlich vier Stunden Aufwand pro Woche. Das ist Zeit, die sich sinnvoll in Wachstumsstrategien oder Weiterbildungsmaßnahmen oder auch die Familie investieren lässt. Trotzdem erledigen viele Unternehmer:innen ihre Buchhaltung noch manuell und in Papierform.
Manuelle Buchhaltung ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig und nervraubend. Damit diese Probleme ab jetzt zur Vergangenheit gehören, nennen wir dir vier Gründe, warum und wie du deine Buchhaltung digitalisierst.
Indem du deine gesamten Rechnungen und Belege digital und zentral sammelst, hast du immer einen tagesaktuellen Überblick über deine Finanzen und so auch über deine Liquidität. In Form einer Umsatzsteuerprognose siehst du zum Beispiel jederzeit, wie sich dein Umsatz im Laufe des Jahres entwickeln wird. Mit passenden Finanzdashboards, die sich in jeder guten Buchhaltungssoftware finden, behältst du deine Einnahmen und Ausgaben im Blick. Mit dem Ausgabenreport kannst du sehen, wofür du wie viel Geld ausgegeben hast. So lassen sich diese Ausgaben optimieren und deine Liquidität ist zu jedem Zeitpunkt sichergestellt. Ganz ohne Excel-Tabellen oder Taschenrechner. Automatische Reports und Dashboards zu deinen Finanzen sind nicht nur goldwert, sondern in unserem Fall auch noch geldwert.
Durch manuelle Eingaben und Zettelchaos entstehen häufig Fehler. Indem du deine Buchhaltung digitalisierst, reduzierst du diese Fehleranfälligkeit sehr stark. Mit automatischer Belegerkennung und Vorkontierung passieren dir keine manuellen Eingabefehler mehr. Durch den Bankabgleich übersiehst du keine unbezahlten Rechnungen. Zusätzlich kannst du Zugänge an deine Kolleg:innen, Mitarbeiter:innen oder deine(n) Steueberater:in vergeben, sodass mehrere Instanzen deine Buchhaltung kontrollieren können. Ein weiterer einfacher, aber wichtiger Vorteil: Wichtige Dokumente gehen im Zettelchaos nicht verloren, können nicht gestohlen oder beschädigt werden, weil sie dauerhaft, sicher und übersichtlich digital abgelegt sind. Digitale Buchhaltung vermeidet also Fehler, die zu Mehraufwand bei deiner Steuererklärung führen.
Mit digitaler Buchhaltung hast du alle wichtigen Belege kategorisiert und an einem Ort, sodass keine Daten vergessen werden oder verloren gehen. Diese Belege kannst du jederzeit exportieren oder mit einem Klick an deine(n) Steuerberater:in senden. Auch deine Umsatzsteuervoranmeldung kannst du direkt online erledigen. Per Steuerberaterzugang hat dein Steuerberater außerdem die Möglichkeit, jederzeit Zugriff auf deine Buchhaltung zu erhalten. Das erleichtert die Zusammenarbeit und du kannst dich ohne Papier-, Sammel- und Versandaufwand zurücklehnen. Dein Steuerberater wird es dir danken!
Sobald du deine Buchhaltung digitalisierst, hast du jederzeit einen Überblick über deine fälligen Rechnungen und kannst diese mit der passenden Software direkt mahnen lassen. Per Bankabgleich kannst du sicherstellen, dass alle Zahlungen korrekt verbucht wurden. Außerdem können deine Kund:innen ihre Rechnungen direkt online begleichen. Das funktioniert, indem du einen Zahlungsdienstleister wie Paypal oder Stripe direkt in deine Rechnung integrierst, sodass deine Kund:innen ihre Zahlung mit ein paar Klicks ausführen können.
Diese digitalen Funktionen beschleunigen den Zahlungsprozess und du musst zukünftig nicht mehr auf dein Geld warten. Wer wartet schon gern.
Hier haben wir nochmal die wichtigsten Vorteile der digitalen Buchhaltung für dich zusammengefasst.
Hand aufs Herz: Wie viele dieser Punkte hast du schon digitalisiert?
Digitale Buchführung ist also ein wichtiges Instrument, das Freelancer:innen und Unternehmen jeder Größe dabei helfen kann, den Buchhaltungsalltag zu vereinfachen oder fast komplett zu vermeiden. Echtzeiteinblicke in deine Finanzen, einfache Zusammenarbeit mit deinen Mitarbeiter:innen und Kolleg:innen und automatisierte Rechnungs- und Belegprozesse machen dir das Leben leichter. Versprochen! Durch die Umstellung auf digitale Buchführung kannst du Zeit und bares Geld sparen. Wie digitalisierst du diese Schritte also jetzt möglichst schnell, einfach und kostengünstig?
Dafür eignet sich am besten eine Buchhaltungssoftware. Die gute Nachricht: Die aufgeführten Prozesse lassen sich so nicht nur digitalisieren, sondern sogar komplett automatisieren, wenn man das richtige Buchhaltungstool dafür verwendet. FastBill ist so ein Tool.
Mit unserem Einstiegspaket „FastBill Solo“ erhältst du alle Grundlagen der Rechnungsstellung und der Buchhaltung für nur 9 € im Monat. Volle Automatisierung erhältst du mit „FastBill Premium“ ab 59 € im Monat. Für Billbee-Leser:innen gibt es mit dem Code BILLBEE15 sogar 15 % auf alle FastBill Jahrestarife.
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Viel Spaß beim Digitalisieren deiner Buchhaltung!
Foto von Andrea Piacquadio auf Pexels
