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Billbee Automatisierungen sind Funktionen, die einfach als gedacht sind! Du kannst viele Bereiche in deinem Online-Shop automatisieren und Billbee kann dir dabei helfen. Doch wo sollst du anfangen? Um dich zu unterstützen, bringen wir dir in unserem Blogbeitrag drei Automatisierungen mit, die du mit Billbee als Warenwirtschaft einfach erstellen und umsetzen kannst. Die gezeigten Workflows zu automatisieren, hat bereits vielen anderen Händler:innen geholfen, noch mehr Zeit zu sparen, die sie für die wichtigen Dinge in ihrem Online-Business einsetzen können.
Du kennst es bestimmt: Das Paket wurde noch nicht vom Versanddienstleister abgeholt, doch deine Kund:innen fragen schon, wo das Paket denn ist, weil sie ja schließlich eine Versandbenachrichtigung erhalten haben. Um solche Situationen mit deinen Kund:innen zu vermeiden, bietet es sich an, deine Versandbenachrichtigung einfach zur einer bestimmten Zeit und dennoch automatisiert zu versenden. Dies kannst du einfach mit den Funktionen von Billbee machen, zum Beispiel am Abend der Labelerstellung oder zu jeder anderen von dir gewünschten Zeit.
Das kannst du mit einem einfachen Regelkonstrukt bei Billbee abbilden und dafür sind nur zwei Regeln zur Automatisierung notwendig. Eine Automatisierungsregel, die dafür zuständig sein wird, den Bestellstatus deiner Bestellung zu einem von dir definierten Zeitpunkt automatisch von “Gepackt” auf “Versendet” zu ändern. Der Hintergrund hierfür ist, dass du beim Generieren deiner Versandlabels die Sendung in den Status “Gepackt” setzt. Die Statusänderung, die wiederum die zweite Regel zum Versenden der Versandbenachrichtigung triggert, findet erst zeitverzögert statt, um sicherzustellen, dass das Paket bereits beim Versender ist, wenn die Versandbenachrichtigung verschickt wird, um deine Kund:innen erst zu einem späteren Zeitpunkt zu informieren.
Die erste Regel dient also dazu, dass der Bestellstatus erst später am Abend auf “versendet” geändert wird und sieht folgendermaßen aus:
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Mit dem Aufbau aus dem Screenshot wird jetzt von Montag bis Freitag um 19 Uhr der Bestellstatus aller Bestellungen, für die in den letzten 24 Stunden ein Versandlabel bei Billbee erstellt wurde und sich somit im Status “Gepackt” befinden, auf “Versendet” geändert.
Für den Versand deiner Versandbenachrichtigung an deine Kund:innen musst du jetzt noch eine zweite Regel anlegen. Dafür musst du als Erstes deine E-Mail Vorlage für die Versandbenachrichtigung nach deinen Wünschen anlegen und/oder anpassen. Wenn du wissen möchtest, wie so eine Versandbenachrichtigung aussehen könnte, dann schau' einfach auf unserem Blogbeitrag dazu vorbei. Anschließend kannst du die Automatisierungsregel anlegen:
Damit der Ablauf deiner zeitverzögerten Regel auch funktioniert, musst du beim Versenden der Artikel beachten, dass du die versendeten Bestellungen in den Status “Gepackt” setzt. Versendest du bspw. über den Mehrfachversand bei Billbee, dann kannst du den Status, den deine Bestellungen nach dem Versand erhalten sollen, oben rechts in der Ecke auswählen. Hier ist standardmäßig “Versendet” als Status hinterlegt, was du jedes Mal manuell ändern kannst oder aber du stellst “Gepackt” als Standard in deinen Versandoptionen ein. Durch diese Standard-Einstellung wird somit der Status immer auf den von dir definierten Status (in diesem Fall “Gepackt”) bei der Labelerstellung gesetzt.
So wird jetzt jeden Abend (Montag bis Freitag) um 19 Uhr der Bestellstatus aller Bestellungen, die sich im Status “Gepackt” befinden, auf “Versendet” geändert, was die automatisierte Versandbenachrichtigung auslöst.
Automatisierungen sind bekanntermaßen ja dafür da, um dir manuelle Schritte zu ersparen. Vor dem Versenden deiner Sendung bei Billbee musst du deiner Bestellung ein Versandprodukt zuweisen, mit dem die Bestellung versendet werden soll. Statt das bei jeder Bestellung manuell zu machen, kannst du das auch automatisch mithilfe von Billbee als Warenwirtschaft ablaufen lassen, um noch mehr Zeit zu sparen bei dem Erstellen von Sendungen.
Dafür hast du drei Möglichkeiten bzw. Funktionen, um ein Versandprodukt zuzuweisen, nämlich anhand deiner Einstellungen in deiner Shopverbindung, anhand deiner Einstellungen in den Artikelstammdaten und mithilfe von Regeln. Wenn du die Einstellungen für das Versandprodukt-Mapping in deiner Shopverbindung vornimmst, dann wird immer dieses Versandprodukt für deine Bestellungen priorisiert und somit der Bestellung zugeordnet, wenn sie über diesen Shop eingelesen wurde. Sind in deinen Shopverbindungen keine Versandprofile konfiguriert, greift Billbee auf die Einstellungen für die Versandprofile in deinen Artikelstammdaten zurück. Wenn jetzt allerdings mehrere Artikel in der Bestellung unterschiedliche Versandprofile erstellt, dann wählt Billbee das Versandprofil, welches als erstes gefunden wird.
Mithilfe einer Regel kannst du diese Versandprofile aber auch überschreiben lassen, wenn Billbee bereits Versandprofile aus deinen Shopverbindungen oder Artikelstammdaten der Bestellung zugeordnet hat. Der Vorteil bei einer Automatisierungsregel für die Zuordnung der Versandprodukte zu deinen Bestellungen ist, dass du die Zuordnung für bestimmte Anwendungsfälle definieren kannst, indem du die Regeln mit Bedingungen einschränkst. So kannst du bspw. definieren, dass ein bestimmtes Versandprodukt gesetzt werden soll, wenn die Bestellung einen bestimmten Bestellwert hat oder die Lieferadresse sich in einem bestimmten Land befindet. So wie in folgendem Beispiel:
Du könntest du bspw. auch alternativ die Bedingung “Lieferadresse EU/ nicht EU einschränken” verwenden und wählen, dass allen Bestellungen mit einer Lieferadresse außerhalb der EU ein Export-Versandprodukt zugewiesen wird.
Pssst... kennst du schon unser BEE Support Team? Mit dem BEE Support Team kann dir direkt von Mitgliedern aus der Community geholfen werden! Egal, ob du deine Workflows automatisieren möchtest oder Fragen zum Import deiner Artikel hast oder sonstige Fragen rund um Billbee, unser BEE Support Team steht dir zur Seite.
Farbregeln sind kleine Einstellungen, die einen großen Effekt auf deine tagtägliche Arbeit haben können! Mit Farbregeln kannst du Bestellungen in deiner Bestellübersicht farblich kennzeichnen lassen, damit du direkt auf einen Blick deine Bestellungen überblicken kannst.
Bestellungen kannst du anhand der Shopzuordnung, des Status und anhand der zugewiesenen Tags farblich kennzeichnen. Wenn du jetzt eigene Tags nutzt und diese deinen Bestellungen automatisch zugewiesen werden sollen, kannst du das mit Automatisierungsregeln abbilden, um so auch die farbliche Kennzeichnung anhand von Tags in deiner Bestellübersicht automatisiert ablaufen zu lassen. Ein Beispiel dafür ist die Arbeit mit Influencern. Da könnte deine Regel folgendermaßen aussehen:
Wechselst du jetzt in deine Bestellübersicht und konfigurierst eine Farbregel, bei der deine Bestellung farblich gekennzeichnet wird, wenn sie das Tag “Influencer” hat, dann werden nach dem Speichern alle Bestellungen mit dem Tag ab sofort farblich hervorgehoben. Die Farbregeln (eine der Funktionen aus der Bestellübersicht) kannst du automatisch die Farben deiner Bestelldatensätze in deiner Bestellübersicht ändern, um Zeit bei der Suche nach Bestellungen zu sparen.
So kannst du die Tag-Vergabe natürlich auch in anderen denkbaren Szenarien mithilfe von Regeln automatisieren und somit auch die farbliche Kennzeichnung deiner Bestelldatensätze in deiner Bestellübersicht.
Wir hoffen, wir konnten dir mit diesen beispielhaften Automatisierungen einen kleinen Einblick geben und haben die geholfen, die Automatisierung von Billbee noch besser zu verstehen, damit du bei der Auftragsabwicklung mit deiner Warenwirtschaft eine Menge an Zeit sparen kannst. Weitere klassische Automatisierungen sind z. B. das automatische Erstellen von Rechnungen und der anschließende automatische Versand dieser Rechnungen. Dabei werden Rechnungen automatisch auf Basis der Daten (z. B. deiner Artikel) erstellt, die in Billbee hinterlegt sind oder von Shopsystemen und Marktplätzen übermittelt werden.
Über Billbee Hacks kannst du dich am besten mit anderen Billbee-Nutzer:innen austauschen. Der beste Platz, um mit Gleichgesinnten und Branchenkolleg:innen in Kontakt zu kommen, ist die “Billbee User:innen helfen User:innen” Facebook-Gruppe! Hier kann dir direkt von anderen Händler:innen geholfen werden, wenn du Fragen hast. Poste eigene Beiträge mit Fragen oder tausch dich mit anderen User:innen aus und hol’ dir neue Anregungen für deine Arbeit mit Billbee! Auch unser Billbee Support steht dir natürlich jederzeit zu Seite, wenn du Fragen rund um Billbee als einfache Warenwirtschaft hast. Auch für Fragen zur Automatisierung von Workflows und weiteren Funktionen sind sie deine beste Anlaufstelle.
Leg' direkt los, richtige Billbee Automatisierungen ein und automatisiere einfach und schnell die Workflows deines Online-Businesses.
