Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung - und was war nochmal die Proformarechnung? Als Unternehmer:in triffst du auf unterschiedlichste Rechnungsarten, die zu unterschiedlichen Zwecken eingesetzt werden.
Wann du welche der Rechnungsarten verwenden musst und was du jeweils beachten solltest, haben wir für dich im Blogartikel zusammengefasst!
Im Unternehmensalltag können dir verschiedene Rechnungsarten begegnen. Sie haben alle unterschiedliche Einsatzzwecke und daher auch unterschiedliche Anforderungen an die Rechnungsstellung. Unterscheiden lassen sich dabei u. a. die nachfolgenden Rechnungsarten:
Wir wollen uns die verschiedenen Rechnungsarten jetzt einmal genauer anschauen. Für welche Zwecke werden sie eingesetzt und welche Pflichten gibt es zu beachten? Auf diese Fragen liefern wir dir nachfolgend die Antwort:
Grundsätzlich wird eine Rechnung immer durch den Leistungserbringer an den Leistungsempfänger ausgestellt. Je nachdem, ob dein Unternehmen das Unternehmen ist, welches eine Leistung empfängt oder eine Leistung erbringt, wird zwischen Eingangs- und Ausgangsrechnung unterschieden. Eine Eingangsrechnung auf deiner Seite ist eine Ausgangsrechnung auf der Seite des anderen Unternehmens. Eine Ausgangsrechnung auf deiner Seite ist eine Eingangsrechnung auf Seite des anderen Unternehmens oder der Privatperson.
Eingangsrechnungen bekommst du als Unternehmer:in ausgestellt. Das heißt, du kaufst etwas ein oder beziehst eine Leistung von einem anderen Unternehmen. Diese Leistung kann gekaufte Produkte, in Anspruch genommene Dienstleistungen und die Lieferkosten umfassen. Klassische Beispiele für Eingangsrechnungen sind z. B. Rechnungen deiner Lieferanten oder Rechnungen eines Versanddienstleisters für den Versand deiner Pakete aus dem Online-Shop.
Eine Ausgangsrechnung stellst du an eine Privatperson oder ein anderes Unternehmen aus. Dabei können dich Tools, wie bspw. Billbee, unterstützen. Du stellst dabei einen Geldbetrag für eine Leistung, z. B. für gekaufte Produkte aus deinem Online-Shop oder eine in Anspruch genommene Dienstleistung deines Unternehmens, in Rechnung.
Handelt es sich bei der Rechnung um eine Eingangsrechnung, dann musst du diese auf ihre sachliche, rechnerische und rechtliche Richtigkeit vor der Begleichung der Rechnung prüfen. Zur sachlichen Prüfung kannst du den Lieferschein und die Rechnung vergleichen, d. h. ist auch das abgerechnet, was geliefert wurde. Zur rechnerischen Prüfung kannst du die ausgewiesenen Werte auf der Rechnung prüfen. Bei der rechtlichen Prüfung prüfst du, ob alle Pflichtangaben nach (§ 14 Abs. 4 UStG) auf der Rechnung ausgewiesen sind.
Buchhalterisch stellen Eingangsrechnungen eine Verbindlichkeit gegenüber anderen Unternehmen dar, Ausgangsrechnungen wiederum Forderungen gegenüber anderen Unternehmen. Wird ein Rechnungsbetrag beglichen, dann verringern sich die Verbindlichkeiten (bei z. B. Überweisung von dir das ausstellende Unternehmen im Falle einer Eingangsrechnung) bzw. die Forderungen (bei z. B. einer Überweisung von Kunden oder Kundinnen an dich im Falle einer Ausgangsrechnung).
Rechtlich bist du dazu verpflichtet, bestimmte Aufbewahrungsfristen einzuhalten. 6 Jahre müssen z. B. Angebote, Zollbelege, Exportunterlagen oder Zollbelege aufbewahrt werden. 10 Jahre dagegen müssen Rechnungen, aber auch Kontoauszüge und andere Belege, wie bspw. Lieferscheine, aufbewahrt werden. Bei Rechnungen ist es dabei nicht relevant, ob es sich um Eingangs- oder Ausgangsrechnungen handelt, denn diese müssen beide 10 Jahre aufbewahrt werden. Nutzt du Billbee, dann kannst du deine Ausgangsrechnungen z. B. ganz einfach automatisch in einem Cloudspeicher archivieren lassen.
Deine Ausgangsrechnungen bieten zudem auch die Grundlage für dein Mahnwesen. Auf Basis deiner erstellten und versendeten Ausgangsrechnungen kannst du Zahlungserinnerungen und auch Mahnungen versenden. Idealerweise lässt du dich auch in dem Bereich von einem Tool wie Billbee unterstützen, damit du alle offenen Ausgangsrechnungen nicht selbst dauerhaft im Blick haben musst.
Abschlagsrechnungen sind eine Sonderform von Rechnungen. Dabei kann es sich bei Abschlagsrechnungen sowohl um Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen handeln. Bekannt sind Abschlagsrechnungen im privaten Umfeld vor allem von Stromanbietern.
Aber auch im Unternehmensumfeld werden Abschlagsrechnungen häufig verwendet, vor allem bei großen und langfristigen Projekten. Wird der Auftrag in mehreren Schritten ausgeführt oder ist eine vereinbarte Teilleistung eines Projektes erfüllt, dann kann eine Abschlagsrechnung für diese Teilleistung ausgestellt werden. Es ist wichtig, dass die Abschlagsrechnung auch eindeutig als solche gekennzeichnet wird. Abgeschlossen wird ein solches Projekt dann mit einer Schlussrechnung. Auch diese muss als solche gekennzeichnet sein und alle bereits getätigten Abschläge aufführen.
Eine Abschlagsrechnung mit anschließender Schlussrechnung hat dabei Vorteile für beide Parteien. Das Unternehmen, welches die Leistung erbringt, bekommt in gewissen Abständen Zahlungen, sodass sie Waren und Leistungen nicht vorfinanzieren müssen. Leistungsempfänger dagegen können große Rechnungen in kleineren Teilbeträgen zahlen. Das zielt darauf ab, dass beide Parteien über die Laufzeit liquide bleiben.
In klassischen Online-Shops werden Abschlagsrechnungen i. d. R. nicht eingesetzt. Typische Gewerbe sind z. B. Bauunternehmen, Strom- und Gasunternehmen sowie die Herstellung von teuren Waren (z. B. teure Industrieanlagen)
Stornorechnungen, häufig auch Korrekturrechnungen genannt, sind dafür da, um fehlerhafte ausgestellte Rechnungen zu korrigieren. Dabei musst du aufpassen, dass du Stornorechnungen nicht mit Gutschriften verwechselst!
Der buchhalterische Hintergrund einer Stornorechnung ist der, dass du nicht einfach eine fehlerhafte Rechnung aus deiner Buchhaltung löschen darfst. Um diese dennoch (auch buchhalterisch) zu korrigieren, sind Stornorechnungen da. Stornorechnungen weisen immer einen negativen Betrag auf, der die Forderung gegenüber deinem Leistungsempfänger mindert. Das bedeutet, wenn du einem Kunden oder einer Kundineine Stornorechnung ausstellst, dann schreibst du ihnen den Betrag einer vorangegangenen Rechnung gut. Das bedeutet auch, dass einer Stornorechnung immer eine Rechnung vorausgegangen sein muss. Zudem gilt es, die gleichen Pflichtangaben zu beachten, wie bei regulär ausgestellten Ausgangsrechnungen.
Doch was sind jetzt Gutschriften? Umgangssprachlich werden Stornorechnungen und Gutschriften häufig gleichgesetzt, doch das ist nicht korrekt. Der signifikante Unterschied zwischen einer Stornorechnung und einer Gutschrift ist der, dass eine Gutschrift einen positiven Betrag ausweist, eine Stornorechnung dagegen einen negativen Betrag. Außerdem ist einer Gutschrift keine Rechnung vorausgegangen und eine Gutschrift wird vom Leistungsempfänger an den Leistungserbringer ausgestellt. Das bedeutet auch, dass du mit einer Gutschrift keine vorher ausgestellte Ausgangsrechnung korrigieren kannst und darfst, denn dafür sind Stornorechnungen da.
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Eine weitere, besondere Art von Rechnungen sind Proformarechnungen. Sie dienen häufig nur zur Information und enthalten daher keine Zahlungsaufforderung. Dementsprechend entsteht auch keine Verbindlichkeit mit dem Erhalt einer Proformarechnung.
Eine Proformarechnung wird häufig bei Auslandsgeschäften eingesetzt oder bei dem Versand von kostenloser Ware. Die Proformarechnung dient in dem Falle als Beleg für die Ware. In eine reguläre Ausgangsrechnung kann aus einer Proformarechnung allerdings nicht umgewandelt werden, da sie i. d. R. nur zu steuerlichen Zwecken, z. B. bei Geschenksendungen, Musterlieferungen oder Ersatzteillieferungen eingesetzt wird.
Barverkäufe finden im Online-Handel in der Regel keine Anwendung, es sei denn, du betreibst ein stationäres Ladengeschäft. Denn auch Quittungen und Belege aus dem stationären Handel sind eine Rechnungsart.
Bei Barverkäufen werden keine Ausgangsrechnungen im engeren Sinne erstellt, sie müssen aber dennoch in deiner Buchhaltung erfasst werden. Dazu dienen Quittungen und Belege.
Billbee kann dich bei der Erstellung und beim Versand deiner Ausgangsrechnungen ideal unterstützen. Statt mehrere Wochenstunden in das manuelle Erstellen und Versenden von fehleranfälligen Ausgangsrechnungen zu investieren, kannst du deine Ausgangsrechnungen ganz automatisiert erstellen und anschließend mit einem von dir definierten persönlichen Text per E-Mail an deine Kunden und Kundinnen senden.
Die Fehleranfälligkeit von Ausgangsrechnungen wird dadurch reduziert, da Billbee die Daten direkt aus deinem Online-Shop übermittelt bekommt. Der Import der Bestellung aus deinem Shop (z. B. aus Shopify, Shopware oder noch vielen weiteren Shopsystemen) oder von einem angebundenen Marktplatz (z. B. Amazon, eBay oder noch weiteren Marktplätzen) funktioniert dabei ganz automatisch.
Mithilfe von Automatisierungsregeln kannst du deine Rechnungsstellung dann im Handumdrehen automatisieren, so wie im Video zu sehen:
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Titelbild von Foto von Nataliya Vaitkevich auf Pexels
